PDF-г PDF/A руу хэрхэн хөрвүүлэх вэ: Урт хугацааны хадгалалтын гарын авлага
PDF/A нь баримт бичгийг урт хугацаанд хадгалах олон улсын стандарт юм. Засгийн газар, хууль эрх зүй, болон компанийн шаардлагыг хангахын тулд PDF файлыг PDF/A руу хэрхэн хөрвүүлэх талаар энд тайлбарлалаа.
Таныг баримт бичгээ PDF/A форматаар ирүүлэхийг хүссэн байж магадгүй. Энэ нь засгийн газрын мэдүүлэг, шүүхийн материал, эрүүл мэндийн бүртгэл, эсвэл компанийн журмын шаардлага байж болно. Та өөрийн энгийн PDF файлыг хараад: "Энэ юугаараа онцгой вэ? Яагаад "PDF/A" хэрэгтэй юм бэ? Үүнийг хэрхэн хөрвүүлэх вэ?" гэж бодож байж болно.
PDF/A нь ISO 19005 стандартын дагуу баримт бичгийг ямар ч систем дээр, хэдэн арван жилийн дараа ч гэсэн яг адил хэлбэрээр хадгалах зорилготой юм. Энгийн PDF нь гадаад фонт, вэбсайт, JavaScript, эсвэл 20 жилийн дараа байхгүй болох системд хамааралтай байж болно. Харин PDF/A файл нь бүрэн өөртөө агуулагддаг бөгөөд баримт бичгийг харуулахад шаардлагатай бүх зүйл файлы дотор байдаг.
Энэ нь таны бодож байгаагаас илүү чухал. Улсын архивт 50 жилийн дараа баримт бичгийг нээх шаардлагатай. Шүүх нотлох баримт өөрчлөгдөөгүй эсэхийг баталгаажуулах ёстой. Эрүүл мэндийн системүүд өвчтөний бүртгэлийг ямар ч платформ дээр ижил байдлаар харуулах ёстой. PDF/A үүнийг баталгаажуулдаг.
Энэхүү гарын авлагад PDF/A гэж юу болох, танд аль хувилбар хэрэгтэй, хэн үүнийг шаарддаг, мөн таны одоо байгаа PDF файлуудыг хэрхэн хөрвүүлэх талаар тайлбарласан болно.
Энгийн PDF болон PDF/A-ийн ялгаа
Энгийн PDF нь маш уян хатан байдаг. Энэ нь фонтыг суулгах эсвэл систем дээрх фонтыг ашиглах боломжтой. Интерактив маягт хийхэд JavaScript ашиглаж болно. Гадаад агуулгад холбогдож болно. Шифрлэлт ашиглаж болно. Эдгээр уян хатан байдал нь PDF-ийг өдөр тутмын хэрэглээнд тохиромжтой болгодог ч урт хугацааны хадгалалтад асуудал үүсгэдэг.
Өөрийн систем дээр байхгүй фонтыг ашигласан 20 жилийн өмнөх PDF файлыг нээхийг оролдоход юу болохыг бодож үзээрэй. Үүний үр дүнд үзүүлэгч өөр фонтыг орлуулж, баримт бичиг өөр харагдах болно - текст өөрчлөгдөх, багана шилжих, хүснэгт алдагдах. Энгийн бизнесийн баримт бичгийн хувьд энэ нь төвөгтэй. Хуулийн гэрээ эсвэл улсын бүртгэлийн хувьд энэ нь хүлээн зөвшөөрөгдөхгүй.
PDF/A нь дараах хатуу дүрмийг мөрдөж эдгээр эрсдлийг арилгадаг:
Бүх зүйл суулгагдсан байх ёстой
Фонтууд: Баримт бичигт ашигласан бүх фонт нь зөвхөн дурдагдсан байх бус, бүрэн суулгагдсан байх ёстой. Энэ нь бүхэл бүтэн фонт файл (эсвэл ашиглагдсан глифүүдийн багц) нь PDF дотор хадгалагддаг гэсэн үг юм. Хэрэв фонт дэлхийн бүх үйлдлийн системээс алга болсон ч баримт бичиг зөв харагдах болно.
Өнгөний тохиргоо: Баримт бичиг нь өнгө хэрхэн харагдах ёстойг тодорхойлдог ICC өнгөний профайлыг агуулсан байх ёстой. Энгийн PDF нь "улаан өнгө хэрэглэ" гэж хэлж, үзүүлэгчийн тайлбарт үлдээж болно. PDF/A файл нь тогтмол өнгөний профайлыг ашиглан яг ямар сүүдэртэй улаан өнгө болохыг зааж өгдөг.
Зургууд: Бүх зураг нь холбогдсон бус, суулгагдсан байх ёстой. Гадаад URL, сүлжээний дискэн дээрх файлууд руу холбогдох зүйл байхгүй.
Зарим функцууд хориглоно
JavaScript: Гүйцэтгэх боломжтой код байхгүй. JavaScript тооцоололд тулгуурласан интерактив маягтууд PDF/A-д ажиллахгүй. Маягтын талбарууд үлдэж болно, гэхдээ ямар нэгэн скрипт нь хасагдана.
Шифрлэлт: PDF/A файлуудыг шифрлэх эсвэл нууц үгээр хамгаалах боломжгүй. Үүний шалтгаан нь шифрлэлт нь хуучирч болох тодорхой алгоритм, түлхүүрийн урттай байдаг бөгөөд нээх боломжгүй архивыг ашиглах боломжгүй юм.
Гадаад холбоос: Гадаад агуулга руу холбогдох, интернетээс дамжуулж буй мультимедиа, эсвэл файлын гаднах зүйлд хамааралтай зүйл байхгүй.
Тутгалзсан байдал (PDF/A-1-д): Хамгийн эртний PDF/A стандарт нь график дахь тунгалаг байдлыг дэмждэггүй. Дараагийн хувилбарууд (PDF/A-2 ба PDF/A-3) нь тунгалаг байдлыг дэмжихээр нэмэгдсэн.
PDF/A-ийн тохирлын түвшинг тайлбарлах нь
PDF/A нь ганц стандарт биш бөгөөд хэд хэдэн хувилбартай, тус бүр нь өмнөх хувилбарыг сайжруулсан байдаг. Та мэдэх ёстой зүйлс:
PDF/A-1b (ISO 19005-1, B түвшин)
2005 онд гарсан анхны PDF/A стандарт. B түвшин ("үндсэн") нь баримт бичгийн визуал байдлыг хадгалагдахыг баталгаажуулдаг - баримт бичиг нь ямар ч систем дээр ижил харагдах болно. Энэ нь текстийг хайх эсвэл гаргаж авах боломжтой эсэхийг баталгаажуулдаггүй (энэ нь А түвшин юм).
Хамгийн тохиромжтой: Зөвхөн визуал хадгалалт шаардлагатай энгийн баримт бичгүүдэд. Хамгийн өргөн дэмжигддэг хувилбар - хэрэв та юу хэрэглэхээ мэдэхгүй бол PDF/A-1b нь хамгийн найдвартай сонголт юм.
PDF/A-1a (ISO 19005-1, А түвшин)
А түвшин ("хүртээмжтэй") нь баримт бичгийн бүтцэд тавигдах шаардлагыг нэмдэг: тэмдэглэгдсэн агуулга, зөв унших дараалал, Unicode текст зуруглал, болон зургуудад зориулсан нэмэлт текст. Энэ нь баримт бичгийг дэлгэцийн уншигчдад бүрэн хүртээмжтэй болгож, текстийг найдвартай хайх, гаргаж авах боломжтой болгодог.
Хамгийн тохиромжтой: ADA, Section 508, эсвэл WCAG стандартын шаардлагыг хангах ёстой баримт бичгүүдэд.
PDF/A-2b (ISO 19005-2, B түвшин)
2011 онд хэвлэгдсэн PDF/A-2 нь шинэ PDF 1.7 техникийн тодорхойлолтод суурилсан. Энэ нь JPEG2000 зургийн хөнгөлөлт, тунгалаг байдал, болон PDF давхаргуудыг (сонголтот агуулгын бүлгүүд) дэмждэг. Мөн бусад PDF/A файлуудыг хавсралт болгон суулгах боломжтой.
Хамгийн тохиромжтой: Тунгалаг байдал, давхар агуулга, эсвэл хавсаргасан PDF файлуудтай орчин үеийн баримт бичгүүдэд. Ихэнх шинэ хөрвүүлэлтүүдэд санал болгож буй сонголт.
PDF/A-3b (ISO 19005-3, B түвшин)
PDF/A-3-ийн гол шинэлэг зүйл: энэ нь бусад PDF/A файлууд биш, ямар ч төрлийн файлыг хавсралт болгон суулгах боломжийг олгодог. Энэ нь та анхны Word баримт, XML өгөгдлийн файл, CSV хүснэгт, эсвэл бусад эх файлуудыг хадгалагдсан PDF-ийн хамт хавсаргаж болно гэсэн үг юм.
Хамгийн тохиромжтой: Цахим нэхэмжлэх (ZUGFeRD болон Factur-X стандартууд нь PDF/A-3-ыг шаарддаг), эх файлууд нь визуал баримт бичгийн хамт байх ёстой хосолсон хадгалалт, болон нэг файлд хүний уншиж болох болон машины уншиж болох формат хоёуланг нь шаарддаг ажлын урсгалуудад.
Аль хувилбарыг сонгох вэ?
| Шаардлага | Санал болгож буй хувилбар |
|---|---|
| Ерөнхий хадгалалт | PDF/A-2b |
| Хамгийн их нийцтэй байдал | PDF/A-1b |
| Хүртээмжийн нийцтэй байдал | PDF/A-2a |
| Цахим нэхэмжлэх (ZUGFeRD / Factur-X) | PDF/A-3b |
| Эх файл хавсаргасан хадгалалт | PDF/A-3b |
| Засгийн газрын мэдүүлэг (шаардлагыг шалгана уу) | Ихэвчлэн PDF/A-1b эсвэл PDF/A-2b |
Эргэлзэж байвал хүлээн авагч байгууллагаас аль хувилбарыг зөвшөөрч байгааг асуугаарай. Хэрэв тэд зүгээр л "PDF/A" гэж тодорхой хэлэхгүй бол PDF/A-2b нь хамгийн найдвартай орчин үеийн сонголт юм.
Хэн PDF/A-г шаарддаг вэ?
PDF/A нь зүгээр л таалагддаг зүйл биш — олон байгууллага, зохицуулалт үүнийг шаарддаг.
Засгийн газрын архивууд
АНУ-ын Үндэсний архивууд болон бүртгэлийн газар (NARA) нь байнгын цахим бүртгэлд PDF/A-г шаарддаг. Европын Комисс албан ёсны баримт бичгүүдэд PDF/A-г заавал хэрэглэхийг тушаасан. Дэлхийн олон улсын архивууд ижил төстэй шаардлагатай байдаг.
Шүүх ба хуулийн системүүд
Улам олон шүүхийн систем цахим мэдүүлэгт зориулж PDF/A-г шаарддаг. Үүний логик нь энгийн: хуулийн баримт бичгүүд нь байж болох хэдэн арван жилийн турш яг хэрхэн өгсөн хэлбэрээрээ хадгалагдах ёстой. PDF/A-ийн өөртөө агуулагддаг шинж чанар нь өнөөдөр гаргасан гэрээ нь 2060 онд хянагдах үед ижил харагдахыг баталгаажуулдаг.
Эрүүл мэндийн салбар
Эмнэлгийн бүртгэл ба клиник баримт бичгийг тогтсон хэлбэрээр хадгалах ёстой. PDF/A нь эрүүл мэндийн мэдээллийн систем (HIS) болон цахим эрүүл мэндийн бүртгэл (EHR) платформд энэ зорилгоор өргөн хэрэглэгддэг.
Санхүүгийн үйлчилгээ
Банкны зохицуулагчид, аудитын ул мөр, болон санхүүгийн тайлангууд нь урт хугацааны бүртгэл хадгалалтад зориулж PDF/A-г улам бүр шаардаж байна. Basel Accords болон янз бүрийн улсын банкны зохицуулалтууд нь зарим баримт бичгүүдэд 5-10+ жилийн хадгалах хугацааг заасан.
Цахим нэхэмжлэх
Европын цахим нэхэмжлэх стандарт ZUGFeRD (Герман/Австри) болон Factur-X (Франц) нь тусгайлан PDF/A-3b форматыг шаарддаг. PDF/A баримт нь хүний уншиж болох нэхэмжлэлийг агуулдаг, харин хавсаргасан XML нь машины уншиж болох бүтэцтэй өгөгдлийг агуулдаг.
Компанийн журам
Олон тооны том байгууллагууд PDF/A-г өөрсдийн стандарт хадгалалтын формат болгон баталсан. Хэрэв та аж үйлдвэрийн үйлчлүүлэгчид, засгийн газрын гүйцэтгэгчид, эсвэл зохицуулалттай салбаруудтай ажилладаг бол та эрт орой хэзээ нэгэн цагт PDF/A шаардлагыг тулгарна.
PDFSub ашиглан PDF-ийг PDF/A руу хэрхэн хөрвүүлэх вэ
PDFSub-ийн PDF руу PDF/A хөрвүүлэгч хэрэгсэл нь PDFSub Engine-ийг ашиглан сервер талд хөрвүүлэлтийг гүйцэтгэдэг. Энэ нь фонт суулгах, өнгөний профайл хөрвүүлэх, хориглосон функцуудыг арилгах, болон гаралтын баталгаажуулалтыг хариуцдаг.
Алхам алхмаар зааварчилгаа
Алхам 1: Хэрэгслийг нээнэ үү. pdfsub.com/tools/pdf-to-pdfa хаягаар орно уу.
Алхам 2: Таны PDF файлыг байршуулна уу. Файлыг чирч тавь эсвэл сонгохын тулд дарна уу. Файл нь PDFSub-ийн аюулгүй боловсруулах серверүүд рүү байршина.
Алхам 3: Тохирлын түвшинг сонгоно уу. PDF/A хувилбараа сонгоно уу — PDF/A-1b, PDF/A-2b, эсвэл PDF/A-3b. Хэрэв та эргэлзэж байвал PDF/A-2b нь санал болгож буй сонголт юм.
Алхам 4: Хөрвүүлнэ үү. Хөрвүүлэх товчийг дарна уу. PDFSub Engine нь баримт бичгийг боловсруулна: фонт суулгах, өнгөний профайл нэмэх, JavaScript болон шифрлэлтийг арилгах, болон бусад шаардлагатай өөрчлөлтүүдийг хийх.
Алхам 5: Татаж авна уу. Хөрвүүлсэн PDF/A файл нь тохирлын түвшинг мета өгөгдөлд оруулсан байдлаар татагдана. Та ямар нэгэн PDF/A баталгаажуулагчаар хөрвүүлэлтийг шалгаж болно.
Хөрвүүлэлтийн явцад хийгдэх зүйлс
Хөрвүүлэлтийн хөдөлгүүр нь хэд хэдэн өөрчлөлтийг автоматаар гүйцэтгэдэг:
- Бүх фонтыг суулгадаг — дурдагдсан боловч суулгаагүй фонтуудыг олж суулгадаг
- ICC өнгөний профайл нэмдэг — ихэвчлэн дэлгэцэн дээр харагдах sRGB, тогтвортой өнгөний харагдах байдлыг баталгаажуулдаг
- JavaScript-ийг арилгадаг — ямар нэгэн скрипт арилдаг (маягтын талбарууд үлддэг ч интерактив байдал алдагддаг)
- Шифрлэлтийг арилгадаг — нууц үгээр хамгаалалт нь арилдаг (файлыг нээх боломжтой байх ёстой)
- Тунгалаг байдлыг хөрвүүлдэг — PDF/A-1-ийн хувьд тунгалаг элементүүд нь ил тод орлуулагчаар дүүргэгддэг
- PDF/A мета өгөгдөл нэмдэг — XMP мета өгөгдлийн блок нь тохирлыг зарлахын тулд шинэчлэгддэг
Хөрвүүлэлтийн асуудлыг шийдвэрлэх нь
"Фонтыг суулгах боломжгүй"
Зарим фонтууд нь суулгахыг хориглосон лицензийн хязгаарлалттай байдаг. Хэрэв хязгаарлагдсан фонтны улмаас хөрвүүлэлт бүтэлгүйтвэл танд хоёр сонголт байна: фонтыг суулгах боломжтой өөр хувилбараар орлуулах (хөрвүүлэлтийн хэрэгсэл үүнийг визуал байдлаар төстэй фонтоор автоматаар хийж болно), эсвэл эх баримт бичиг рүү буцаж, дахин PDF болгон экспортлохоос өмнө фонтыг өөрчлөх.
Хөрвүүлэлтийн дараа баримт бичиг бага зэрэг өөр харагдаж байна
Энэ нь ихэвчлэн тунгалаг байдал дүүргэгдэх (PDF/A-1 хөрвүүлэлтийн хувьд) эсвэл фонтууд орлуулагдах үед тохиолддог. Хэрэв визуал нарийвчлал чухал бол PDF/A-1b-ээс илүү PDF/A-2b руу хөрвүүлэхийг оролдоно уу — шинэ стандарт нь тунгалаг байдлыг шууд дэмждэг бөгөөд энэ нь ихэнх визуал ялгааг арилгадаг.
Хөрвүүлэлтийн дараа файлын хэмжээ нэмэгдсэн
Энэ нь хүлээгдэж буй зүйл юм. PDF/A файлууд нь бүх зүйлийг суулгадаг — фонтууд, өнгөний профайл, бүрэн мета өгөгдөл. Систем дээрх фонтуудыг ашигладаг энгийн PDF нь 200 KB байж болох ч, эдгээр фонтуудыг бүрэн суулгасан PDF/A хувилбар нь 2 MB байж болно. Нэмэгдэл нь өөртөө агуулагдах зардал юм.
Маягтын талбаруудын интерактив байдал алдагдсан
PDF/A нь JavaScript-ийг хориглодог тул маягтын тооцоолол, баталгаажуулалтын скриптүүд, болон динамик үйлдлүүд нь арилдаг. Маягтын талбарууд нь өөрсдөө үлддэг — тэдгээрийг дүүргэх боломжтой — гэвч ямар нэгэн автомат үйлдэл байхгүй. Хэрэв танд интерактив маягт хэрэгтэй бол PDF/A нь ажиллах хувь нь тохиромжтой формат биш юм. PDF/A-г зөвхөн эцсийн, хадгалагдсан хувилбарт ашиглана уу.
Түгээмэл асуултууд
Би PDF/A баримт бичгийг засварлаж болох уу?
PDF/A нь хадгалалтын формат бөгөөд түгжигдсэн формат биш юм. Та PDF/A файлыг ямар нэгэн PDF редакторт нээж, засварлаж болно. Гэсэн хэдий ч, засвар нь PDF/A-ийн тохирлыг алдагдуулж болно — редактор нь функцуудыг нэмж эсвэл стандартыг зөрчсөн мета өгөгдлийг арилгаж болно. Зассаны дараа тохирлыг сэргээхийн тулд та дахин PDF/A руу хөрвүүлэх шаардлагатай болно. Энэ шалтгаанаар, засварлах боломжтой эх файлыг тусад нь хадгалж, баримт бичиг эцэслэгдсэний дараа л PDF/A руу хөрвүүлэх нь зүйтэй.
PDF/A нь "зөвхөн унших" PDF-тэй адил уу?
Үгүй. Зөвхөн унших PDF нь засварыг хориглодог эзэмшигчийн түвшний нууц үгээр хамгаалагдсан байдаг. PDF/A нь шифрлэлтийг хориглодог — үүнийг нууц үгээр хамгаалж болохгүй. PDF/A нь хадгалалттай холбоотой, хандалтыг хянахтай биш. Хүн бүр PDF/A файлыг нээж, хуулж, (техникийн хувьд) засварлаж болно.
Миний PDF нь хүчинтэй PDF/A эсэхийг хэрхэн баталгаажуулах вэ?
Хэд хэдэн хэрэгсэл нь PDF/A-ийн тохирлыг баталгаажуулж чадна. Adobe Acrobat Pro нь өөрийн гэсэн PDF/A баталгаажуулалтын функцтэй. Үнэгүй veraPDF хэрэгсэл нь олон архивууд болон номын сангуудаар ашиглагддаг нээлттэй эх үүсвэрийн баталгаажуулагч юм. PDFSub-ийн хөрвүүлэлтийн процесс нь баталгаажуулалтыг агуулдаг — хэрэв гаралт нь амжилттай болвол та тохирлын тэмдэглэгээг харах болно.
PDF/A руу хөрвүүлэх нь миний баримт бичгийн харагдах байдлыг өөрчлөх үү?
Ихэнх тохиолдолд, үгүй. PDF/A-ийн гол зорилго нь визуал хадгалалт юм. Гэсэн хэдий ч, зарим онцгой тохиолдлууд нь жижиг өөрчлөлтүүдийг үүсгэж болно: PDF/A-1-ийн тунгалаг байдлыг дүүргэх, суулгах боломжгүй фонтуудыг орлуулах, болон мультимедиа элементүүдийг арилгах. PDF/A-2b эсвэл PDF/A-3b руу хөрвүүлэх нь эдгээр асуудлыг багасгадаг, учир нь шинэ стандартууд нь илүү олон функцуудыг дэмждэг.
PDF/A болон PDF/X-ийн ялгаа юу вэ?
PDF/A нь хадгалалт — баталгаатай давтагдах чадвартай урт хугацааны хадгалалт юм. PDF/X нь хэвлэх үйлдвэрлэлд зориулагдсан — баримт бичгийг янз бүрийн хэвлэх системүүдэд зөв хэвлэхийг баталгаажуулдаг. Тэд өөр өөр зорилготой өөр өөр стандартууд боловч нэг баримт бичиг техникийн хувьд хоёуланг нь хангаж чадна.
Хураангуй
PDF/A нь баримт бичгийг урт хугацаанд хадгалах олон улсын стандарт юм. Энэ нь таны баримт бичгүүдийг ямар ч систем дээр, ирээдүйн ямар ч үед ижил байдлаар нээж, харуулах боломжийг баталгаажуулдаг. Үүний тулд рендеринг хийхэд шаардлагатай бүх зүйлийг файлын дотор суулгадаг.
Ихэнх хөрвүүлэлтүүдийн хувьд, PDF/A-2b нь санал болгож буй сонголт юм — энэ нь орчин үеийн, өргөн хэрэглэгддэг, болон анхны PDF/A-1b стандарт нь дэмждэггүй тунгалаг байдал болон JPEG2000 зэрэг функцуудыг харьцдаг. PDF/A-1b-ийг хамгийн их ухрах нийцтэй байдал шаардлагатай үед, мөн PDF/A-3b-ийг та PDF бус хавсралтуудыг (ялангуяа цахим нэхэмжлэх зорилгоор) суулгах шаардлагатай үед ашиглана уу.
Хөрвүүлэлтийн процесс нь автомат байдаг — хэрэгсэл нь фонт суулгах, өнгөний профайл, JavaScript арилгах, болон баталгаажуулалтыг хариуцдаг. Таны хийх ёстой зүйл бол зүгээр л PDF файлыг байршуулж, тохирлын түвшинг сонгох явдал юм.
Хөрвүүлэхэд бэлэн үү? PDFSub-ийн PDF руу PDF/A хөрвүүлэгч хэрэгслийг туршиж үзээрэй — баримт бичгээ байршуулж, тохирлын түвшинг сонгоод, хэдхэн секундын дотор архивт бэлэн болсон файлыг аваарай.