PDF-ийг Excel рүү хэрхэн хөрвүүлэх вэ: Шилдэг аргууд

Танд PDF файл дотор 'түгжигдчихсэн' өгөгдөл байгаа бөгөөд түүнийгээ Excel дээр ашиглах шаардлагатай байна уу? Магадгүй энэ нь санхүүгийн тайлан, нэхэмжлэх эсвэл бүтээгдэхүүний мэдээллийн хүснэгт байж болох юм. Асуудал нь юу вэ гэвэл? PDF нь засварлахад зориулагдаагүй, харин хаана ч ижилхэн харагдахаар бүтээгдсэн байдаг.

Тэрхүү өгөгдлийг хэрхэн ажиллахад бэлэн хүснэгт рүү шилжүүлэх аргуудыг эндээс үзнэ үү.

Яагаад PDF-ийг Excel рүү хөрвүүлэхэд хэцүү байдаг вэ?

PDF болон Excel хүснэгтүүд нь огт өөр зорилготой. PDF нь харагдах байдлыг хадгалдаг бөгөөд энэ нь үндсэндээ дижитал хэвлэмэл хуудас юм. Харин Excel нь тооцоолол, дүн шинжилгээ хийх зорилгоор өгөгдлийг мөр, багана болгон зохион байгуулдаг.

Гол бэрхшээл нь юу вэ? PDF нь HTML хүснэгт шиг бүтцийн мэдээллийг агуулдаггүй. Программ хангамжид мөр, багана хаана эхэлж, хаана дуусч байгааг хэлж өгөх <table>, <tr>, эсвэл <td> тагууд байхгүй. Хөрвүүлэгч нь зөвхөн харагдах байрлал дээр үндэслэн таамаглах шаардлагатай болдог.

Энэхүү үндсэн ялгаанаас болж шууд хөрвүүлэлт хийхэд ихэвчлэн замбараагүй үр дүн гардаг: баганууд нэгдэж, тоонууд текст болж хувирч, формат нь алдагддаг.

Арга 1: Microsoft Excel-ийн суулгагдсан импорт

Хэрэв танд Excel 2019 болон түүнээс хойшхи хувилбар (үүнд Microsoft 365 орно) байгаа бол Power Query ашиглан PDF өгөгдлийг шууд импортлох боломжтой.

Хэрхэн хийх вэ

1. Excel-ээ нээгээд Data → Get Data → From File → From PDF цэс рүү орно
2. PDF файлаа сонгоно
3. Power Query нь боломжит хүснэгтүүдийг харуулна — өөрт хэрэгтэйгээ сонгоно
4. Импортыг цэгцлэхийн тулд Transform Data дээр, эсвэл шууд хүснэгт рүү оруулахын тулд Load дээр дарна

Давуу болон сул талууд

Дараах тохиолдолд тохиромжтой: Энгийн хүснэгттэй, цэвэрхэн бүтэцтэй PDF файлууд

Дараах тохиолдолд хүндрэлтэй: Нарийн төвөгтэй бүтэц, нэгтгэсэн нүднүүд, олон хуудас дамжсан хүснэгтүүд

Тэмдэглэл: Энэ функц нь Excel-ийн Mac хувилбарууд дээр байхгүй.

Арга 2: Adobe Acrobat

Adobe Acrobat (зөвхөн Reader биш, төлбөртэй хувилбар нь) PDF-ийг шууд Excel формат руу экспортлох боломжтой.

Хэрхэн хийх вэ

1. PDF-ээ Acrobat дээр нээнэ
2. File → Export To → Spreadsheet → Microsoft Excel Workbook цэс рүү орно
3. Хадгалах байршлаа сонгоно
4. Adobe мөн хязгаарлагдмал хэрэглээтэй үнэгүй онлайн хөрвүүлэгч санал болгодог.

Давуу болон сул талууд

Дараах тохиолдолд тохиромжтой: Adobe-ийн хэрэгслээр үүсгэсэн PDF, дижитал (сканнердаагүй) баримт бичгүүд

Дараах тохиолдолд хүндрэлтэй: Сканнердсан баримт бичиг, нарийн төвөгтэй формат

Арга 3: Онлайн хөрвүүлэгчид

Программ суулгах шаардлагагүйгээр PDF-ийг Excel рүү хөрвүүлдэг хэд хэдэн үнэгүй онлайн хэрэгслүүд байдаг.

Түгээмэл сонголтууд

Хэрэгсэл	Юунд тохиромжтой	Хязгаарлалт
Smallpdf	Хурдан хөрвүүлэлт	Үнэгүй хувилбарт өдрийн хязгаартай
iLovePDF	Олноор нь боловсруулах	Файлын хэмжээний хязгаарлалт
PDF2Go	Энгийн хүснэгтүүд	Нарийн төвөгтэй бүтэц дээр алдаа гарч болзошгүй

Нууцлалын асуудал

Онлайн хөрвүүлэгч ашиглах үед таны файл тэдний сервер рүү хуулагддаг. Санхүүгийн нууц мэдээлэлтэй ажиллаж байгаа бол офлайн аргууд эсвэл файлыг таны хөтөч дээр дотооддоо боловсруулдаг хэрэгслүүдийг сонгохыг зөвлөж байна.

Арга 4: Хуулж тавих (Гар аргаар)

Заримдаа, ялангуяа бага хэмжээний өгөгдөл дээр хамгийн энгийн арга нь хамгийн сайн байдаг.

Хэрхэн хийх вэ

1. PDF-ээ нээгээд хүснэгтийг хулганаараа сонгоно
2. Хуулна (Ctrl+C эсвэл Cmd+C)
3. Excel рүү тавина (Ctrl+V эсвэл Cmd+V)
4. Форматын алдааг засахын тулд Data → Text to Columns ашиглана

Хэзээ ашиглах вэ

Энэ арга нь зөвхөн хурдан хуулбарлах шаардлагатай нэг хуудастай, энгийн хүснэгтэд хамгийн тохиромжтой. Үр дүнг цэгцлэхэд багагүй цаг зарцуулна гэдэгт бэлтгэлтэй байгаарай.

Түгээмэл тулгардаг асуудлууд ба тэдгээрийг шийдвэрлэх нь

Тоо нь текст хэлбэрээр орж ирэх

Excel таны тоонуудыг текст гэж үзэж магадгүй бөгөөд энэ нь тооцоолол хийх боломжгүй болгодог.

Шийдэл: Баганыг сонгоод Data → Text to Columns руу орж, Finish дээр дарна. Эсвэл нүднүүдийг 1-ээр үржүүлж тоон хэлбэрт шилжүүлнэ.

Баганууд хоорондоо нэгдэх

Олон баганын өгөгдөл нэг нүдэнд орж ирэх.

Шийдэл: Өгөгдлийг салгахын тулд Text to Columns ашиглан тусгаарлагч (зай, таслал эсвэл тогтмол өргөн) сонгоно.

Өгөгдөл дутуу байх

Зарим агуулга хөрвүүлэлтэд харагдахгүй байх.

Шийдэл: Өөр хөрвүүлэгч хэрэгсэл туршиж үзээрэй — хэрэгсэл бүр бүтцийг өөр өөрөөр боловсруулдаг. Сканнердсан PDF-ийн хувьд танд OCR (тэмдэгт таних) функц хэрэгтэй болно.

Формат алдагдах

Өнгө, фонт болон нүдний хүрээ арилдаг.

Шийдэл: Ихэнх хөрвүүлэгчид харагдах байдалд бус, зөвхөн өгөгдөлд анхаарлаа хандуулдаг. Та Excel дээр форматыг гараар дахин тохируулах шаардлагатай болно.

Хөрвүүлэлтийн үр дүнг сайжруулах зөвлөмжүүд

Боломжтой бол дижитал PDF ашиглах

Дижитал хэлбэрээр үүсгэсэн PDF (Word, Excel эсвэл нягтлан бодох бүртгэлийн программаас) нь сканнердсан цаасан баримтаас хамаагүй дээр хөрвөдөг. Боломжтой бол дижитал хувилбарыг нь аваарай.

OCR функцийг шалгах

Хэрэв таны PDF сканнердсан зураг бол OCR-тэй хөрвүүлэгч хэрэгтэй. Энэ функцийг тусгайлан хайгаарай — Smallpdf болон Adobe Acrobat хоёулаа үүнийг санал болгодог.

Үр дүнг үргэлж шалгаж байх

Ямар ч хөрвүүлэгч төгс биш. Хөрвүүлсний дараа:

• Мөр, баганын тоо эх хувьтайгаа таарч байгаа эсэхийг шалгах
• Хэд хэдэн тоог эх сурвалжтай нь тулгаж үзэх
• Нэгдсэн эсвэл дутуу өгөгдөл байгаа эсэхийг харах

Энэ нь ердөө нэг минут зарцуулах ч дараа нь гарч болох олон цагийн алдааг засахаас сэргийлнэ.

Баримт бичгийн төрлийг харгалзан үзэх

Янз бүрийн төрлийн PDF-д өөр өөр арга хэрэгтэй:

Баримт бичгийн төрөл	Шилдэг арга
Банкны хуулга	Санхүүгийн тусгай хөрвүүлэгчид
Нэхэмжлэх	Adobe Acrobat эсвэл онлайн хэрэгслүүд
Өгөгдлийн тайлан	Power Query (Excel-ийн суулгагдсан)
Сканнердсан баримт	OCR-тэй хэрэгслүүд

Хөрвүүлэлт хангалтгүй байх үед

Заримдаа ямар ч хөрвүүлэгч өгөгдлийг цэвэрхэн гаргаж авч чаддаггүй. Энэ нь ихэвчлэн дараах тохиолдолд тохиолддог:

• Маш нарийн зохион байгуулалттай, дизайн ихтэй баримтууд
• Өгөгдөл нь олон багана дамжсан, тогтворгүй бүтэцтэй PDF
• Зургийн чанар муутай сканнердсан баримтууд
• Нууц үгээр хамгаалагдсан файлууд (эхлээд хамгаалалтыг арилгах хэрэгтэй)

Эдгээр тохиолдолд гараар шивж оруулах эсвэл тухайн баримт бичгийн төрөлд зориулагдсан тусгай программ хангамж ашиглах нь цорын ганц найдвартай сонголт байж болно.

Түгээмэл асуулт хариулт

Нууц үгээр хамгаалагдсан PDF-ийг Excel рүү хөрвүүлж болох уу?

Та эхлээд нууц үгний хамгаалалтыг арилгах хэрэгтэй. Хэрэв та нууц үгийг мэдэж байгаа бол PDF-ийг Adobe Reader зэрэг программ дээр нээж, хамгаалалтгүйгээр PDF болгон 'хэвлээд' дараа нь хөрвүүлнэ үү. Хэрэв нууц үгийг мэдэхгүй бол баримт бичгийг үүсгэсэн хүнтэй холбоо барина уу.

Яагаад миний тоонууд Excel дээр текст хэлбэрээр харагдаад байна вэ?

PDF нь тоо болон текстийг ялгадаггүй — тэдгээр нь зүгээр л хуудсан дээрх тэмдэгтүүд юм. Excel эдгээр өгөгдлийг импортлохдоо автоматаар текст формат руу шилжүүлж магадгүй. Үүнийг засахын тулд Data → Text to Columns ашиглах эсвэл 1-ээр үржүүлж хөрвүүлнэ үү.

Аль арга нь хамгийн үнэн зөв үр дүнг өгөх вэ?

Энэ нь таны баримт бичгээс хамаарна. Энгийн хүснэгттэй дижитал PDF-ийн хувьд Excel-ийн Power Query сайн ажилладаг. Нарийн төвөгтэй баримт бичгийн хувьд Adobe Acrobat эсвэл тусгай хөрвүүлэгчид илүү сайн байдаг. Хамгийн сайн арга бол өөрийн файл дээр туршиж үзэх юм.

Олон PDF-ийг нэгэн зэрэг хөрвүүлж болох уу?

Тийм ээ, гэхдээ аргууд нь өөр өөр байдаг. iLovePDF зэрэг зарим онлайн хэрэгслүүд олноор нь хөрвүүлэхийг дэмждэг. Power Query-г мөн тохиргоо хийснээр олон файлыг импортлоход ашиглаж болно. Тогтмол олноор нь боловсруулахын тулд Adobe Acrobat Pro зэрэг ширээний программ хамгийн үр дүнтэй байдаг.

PDF-ийг Excel рүү хөрвүүлэх үйл явцыг автоматжуулах арга бий юу?

Эх сурвалж PDF шинэчлэгдэх үед Power Query холболтууд автоматаар шинэчлэгдэх боломжтой. Илүү ахисан түвшний автоматжуулалтын хувьд Python хэлний Tabula эсвэл Camelot зэрэг сангуудыг ашиглан PDF-ийг программчлан боловсруулж болно.

Дүгнэлт

PDF-ийг Excel рүү хөрвүүлэх нь үргэлж хялбар байдаггүй ч танд дараах сонголтууд байна:

• Excel Power Query: Энгийн, сайн бүтэцтэй хүснэгтүүдэд
• Adobe Acrobat: Дижитал PDF-ийг найдвартай хөрвүүлэхэд
• Онлайн хөрвүүлэгчид: Түр зуурын, хурдан хэрэгцээнд
• Гараар хуулж тавих: Жижиг, энгийн хэсгүүдийг авахад

Хамгийн гол нь баримт бичгийнхээ төрөлд тохирсон аргыг сонгож, хөрвүүлсэн өгөгдөлдөө найдахаас өмнө үр дүнг үргэлж шалгаж байх явдал юм.