Kā konvertēt PDF uz Excel: metodes, kas tiešām darbojas

Jūsu dati ir iesprostoti PDF failā un jums tie ir nepieciešami Excel formātā. Iespējams, tas ir finanšu pārskats, rēķins vai produktu datu tabula. Problēma? PDF faili nav paredzēti rediģēšanai — tie ir izstrādāti tā, lai visur izskatītos vienādi.

Lūk, kā faktiski dabūt šos datus izklājlapā, ar kuru varat strādāt.

Kāpēc PDF konvertēšana uz Excel ir sarežģīta

PDF failiem un Excel izklājlapām ir pilnīgi atšķirīgi mērķi. PDF saglabā vizuālo izkārtojumu — tas būtībā ir digitāls izdruka. Excel organizē datus rindās un stabiņos aprēķiniem un analīzei.

Izaicinājums? PDF faili nesatur strukturālu informāciju, kā to dara HTML tabulas. Nav <table>, <tr> vai <td> tagu, kas pateiktu programmatūrai, kur sākas un beidzas rindas un stabiņi. Konvertētājam ir jāmin, pamatojoties uz vizuālo pozicionējumu.

Šī fundamentālā neatbilstība ir iemesls, kāpēc tieša konvertēšana bieži rada nekārtīgus rezultātus: stabiņi tiek apvienoti, skaitļi parādās kā teksts un formatējums tiek pilnībā izjaukts.

1. metode: Microsoft Excel iebūvētā importēšana

Ja jums ir Excel 2019 vai jaunāka versija (ieskaitot Microsoft 365), varat importēt PDF datus tieši, izmantojot Power Query.

Kā to izdarīt

1. Atveriet Excel un dodieties uz Dati (Data) → Iegūt datus (Get Data) → No faila (From File) → No PDF (From PDF)
2. Izvēlieties savu PDF failu
3. Power Query parādīs pieejamās tabulas — izvēlieties to, kas jums nepieciešama
4. Noklikšķiniet uz Transformēt datus (Transform Data), lai sakārtotu importu, vai Ielādēt (Load), lai tos uzreiz ievietotu izklājlapā

Priekšrocības un trūkumi

Labi piemērots: Tīriem, labi strukturētiem PDF failiem ar vienkāršām tabulām

Grūtības sagādā: Sarežģīti izkārtojumi, apvienotas šūnas, tabulas vairākās lapās

Piezīme: Šī funkcija nav pieejama Excel Mac versijās.

2. metode: Adobe Acrobat

Adobe Acrobat (maksas versija, nevis tikai Reader) var eksportēt PDF failus tieši Excel formātā.

Kā to izdarīt

1. Atveriet PDF failu programmā Acrobat
2. Dodieties uz File → Export To → Spreadsheet → Microsoft Excel Workbook
3. Izvēlieties saglabāšanas vietu

Adobe piedāvā arī bezmaksas tiešsaistes konvertētāju ar ierobežotu lietošanas reižu skaitu.

Priekšrocības un trūkumi

Labi piemērots: PDF failiem, kas izveidoti ar Adobe rīkiem, digitāliem (nevis skenētiem) dokumentiem

Grūtības sagādā: Skenēti dokumenti, sarežģīts formatējums

3. metode: Tiešsaistes konvertētāji

Vairāki bezmaksas tiešsaistes rīki konvertē PDF uz Excel bez nepieciešamības instalēt programmatūru.

Populāras iespējas

Rīks	Labākais lietojums	Ierobežojumi
Smallpdf	Ātrai konvertēšanai	Dienas ierobežojumi bezmaksas versijā
iLovePDF	Grupu apstrādei	Faila izmēra ierobežojumi
PDF2Go	Vienkāršām tabulām	Var rasties grūtības ar sarežģītu izkārtojumu

Privātuma apsvērumi

Izmantojot tiešsaistes konvertētājus, jūsu fails tiek augšupielādēts viņu serveros. Sensitīviem finanšu datiem apsveriet bezsaistes metodes vai rīkus, kas apstrādā failus lokāli jūsu pārlūkprogrammā.

4. metode: Kopēšana un ielīmēšana (manuāli)

Dažreiz vienkāršākā pieeja darbojas vislabāk — īpaši nelielam datu apjomam.

Kā to izdarīt

1. Atveriet PDF un ar peli atlasiet tabulu
2. Kopējiet (Ctrl+C vai Cmd+C)
3. Ielīmējiet Excel (Ctrl+V vai Cmd+V)
4. Izmantojiet Dati → Teksts pa stabiņiem (Text to Columns), lai labotu formatējuma problēmas

Kad tas darbojas

Šī metode ir vislabākā vienkāršām, vienas lapas tabulām, kur nepieciešams tikai ātrs izvilkums. Esiet gatavi veltīt laiku rezultātu sakārtošanai.

Biežākās problēmas un kā tās novērst

Skaitļi importēti kā teksts

Excel var uztvert jūsu skaitļus kā teksta virknes, kas neļauj veikt aprēķinus.

Risinājums: Atlasiet stabiņu, dodieties uz Dati → Teksts pa stabiņiem, noklikšķiniet uz Pabeigt. Vai arī reiziniet šūnas ar 1, lai piespiestu konvertēšanu.

Stabiņi ir apvienoti

Dati no vairākiem stabiņiem nonāk vienā šūnā.

Risinājums: Izmantojiet Teksts pa stabiņiem ar atdalītāju (atstarpe, komats vai fiksēts platums), lai atdalītu datus.

Trūkstoši dati

Daļa satura konvertēšanas laikā pazūd.

Risinājums: Izmēģiniet citu konvertēšanas rīku — katrs no tiem apstrādā izkārtojumus atšķirīgi. Skenētiem PDF failiem ir nepieciešama OCR (optiskā rakstzīmju atpazīšana) funkcija.

Zudis formatējums

Krāsas, fonti un šūnu apmales pazūd.

Risinājums: Lielākā daļa konvertētāju koncentrējas uz datiem, nevis vizuālo formatējumu. Formatējums būs jāpiemēro manuāli Excel programmā.

Padomi labākiem konvertēšanas rezultātiem

Izmantojiet digitālos PDF, kad vien iespējams

PDF faili, kas izveidoti digitāli (no Word, Excel vai grāmatvedības programmatūras), konvertējas daudz labāk nekā skenēti papīra dokumenti. Ja jums ir iespēja, pieprasiet digitālās versijas.

Pārbaudiet OCR pieejamību

Ja jūsu PDF ir skenēts attēls, jums ir nepieciešams konvertētājs ar OCR. Meklējiet šo funkciju īpaši — Smallpdf un Adobe Acrobat to piedāvā.

Vienmēr pārbaudiet rezultātu

Neviens konvertētājs nav ideāls. Pēc konvertēšanas:

• Pārbaudiet, vai rindu un stabiņu skaits atbilst oriģinālam
• Salīdziniet dažus skaitļus ar avotu
• Meklējiet apvienotus vai trūkstošus datus

Tas aizņem minūti, bet ietaupa stundas vēlākai kļūdu labošanai.

Apsveriet dokumenta veidu

Dažādiem PDF veidiem nepieciešama atšķirīga pieeja:

Dokumenta veids	Labākā metode
Bankas izraksti	Specializēti finanšu konvertētāji
Rēķini	Adobe Acrobat vai tiešsaistes rīki
Datu atskaites	Power Query (Excel iebūvētais)
Skenēti dokumenti	OCR rīki

Ja ar konvertēšanu nepietiek

Dažreiz neviens konvertētājs nevar tīri izvilkt jūsu datus. Tas parasti notiek ar:

• Sarežģīta dizaina dokumentiem ar neparastu izkārtojumu
• PDF failiem, kur dati nekonsekventi izvietoti vairākos stabiņos
• Skenētiem dokumentiem ar zemu attēla kvalitāti
• Ar paroli aizsargātiem failiem (vispirms noņemiet aizsardzību)

Šādos gadījumos manuāla ievadīšana vai specializēta programmatūra, kas izstrādāta jūsu konkrētajam dokumenta veidam, var būt vienīgā uzticamā iespēja.

Biežāk uzdotie jautājumi

Vai es varu konvertēt ar paroli aizsargātu PDF uz Excel?

Vispirms jums būs jānoņem paroles aizsardzība. Ja zināt paroli, atveriet PDF failu tādā programmā kā Adobe Reader, izdrukājiet to kā PDF bez aizsardzības un tad konvertējiet. Ja jums nav paroles, sazinieties ar dokumenta autoru.

Kāpēc mani skaitļi Excel parādās kā teksts?

PDF faili neatšķir skaitļus no teksta — tie visi ir tikai rakstzīmes lapā. Kad Excel importē šos datus, tas var pēc noklusējuma izmantot teksta formatējumu. Izmantojiet Dati → Teksts pa stabiņiem vai reiziniet ar 1, lai tos konvertētu.

Kura metode sniedz visprecīzākos rezultātus?

Tas ir atkarīgs no jūsu dokumenta. Digitāliem PDF ar vienkāršām tabulām bieži vien labi noder Excel Power Query. Sarežģītiem dokumentiem Adobe Acrobat vai specializēti konvertētāji mēdz darboties labāk. Vienīgais veids, kā to uzzināt, ir izmēģināt savu konkrēto failu.

Vai es varu konvertēt vairākus PDF failus vienlaicīgi?

Jā, bet metodes atšķiras. Daži tiešsaistes rīki, piemēram, iLovePDF, atbalsta grupu konvertēšanu. Power Query arī var importēt vairākus failus ar noteiktu iestatīšanu. Regulārai grupu apstrādei visefektīvākā ir darbvirsmas programmatūra, piemēram, Adobe Acrobat Pro.

Vai ir veids, kā automatizēt PDF konvertēšanu uz Excel?

Power Query savienojumi var automātiski atjaunoties, kad tiek atjaunināts avota PDF fails. Sarežģītākai automatizācijai programmēšanas rīki, piemēram, Python ar bibliotēkām Tabula vai Camelot, var apstrādāt PDF failus programmatiski.

Kopsavilkums

PDF konvertēšana uz Excel ne vienmēr ir vienkārša, taču jums ir vairākas iespējas:

• Excel Power Query vienkāršām, labi strukturētām tabulām
• Adobe Acrobat uzticamiem rezultātiem digitālos PDF failos
• Tiešsaistes konvertētāji ātrām, neregulārām vajadzībām
• Manuāla kopēšana-ielīmēšana nelieliem, vienkāršiem izvilkumiem

Galvenais ir pielāgot metodi jūsu dokumenta veidam un vienmēr pārbaudīt rezultātus pirms paļaušanās uz konvertētajiem datiem.