ວິທີແປງ PDF ເປັນ Excel: ວິທີການທີ່ໃຊ້ໄດ້ຜົນແທ້
ຮຽນຮູ້ວິທີທີ່ດີທີ່ສຸດໃນການແປງໄຟລ໌ PDF ເປັນຕາຕະລາງ Excel ໂດຍທີ່ຍັງຮັກສາຂໍ້ມູນ ແລະ ຮູບແບບຂອງທ່ານໄວ້ຄືເກົ່າ.
ທ່ານມີຂໍ້ມູນທີ່ຕິດຢູ່ໃນ PDF ແລະ ຕ້ອງການມັນໃນ Excel. ມັນອາດຈະເປັນລາຍງານການເງິນ, ໃບແຈ້ງໜີ້, ຫຼື ຕາຕະລາງຂໍ້ມູນຜະລິດຕະພັນ. ບັນຫາແມ່ນຫຍັງ? PDF ບໍ່ໄດ້ຖືກອອກແບບມາເພື່ອການແກ້ໄຂ—ພວກມັນຖືກອອກແບບມາເພື່ອໃຫ້ເບິ່ງຄືກັນໃນທຸກບ່ອນ.
ນີ້ຄືວິທີການນຳຂໍ້ມູນນັ້ນເຂົ້າສູ່ຕາຕະລາງທີ່ທ່ານສາມາດເຮັດວຽກຕໍ່ໄດ້ແທ້ໆ.
ເປັນຫຍັງການແປງ PDF ເປັນ Excel ຈຶ່ງຍາກ
PDF ແລະ ຕາຕະລາງ Excel ມີຈຸດປະສົງການນຳໃຊ້ທີ່ແຕກຕ່າງກັນຢ່າງສິ້ນເຊີງ. PDF ຮັກສາການຈັດວາງທາງສາຍຕາ—ມັນຄືກັບການພິມອອກໃນຮູບແບບດິຈິຕອນ. ສ່ວນ Excel ຈັດລະບຽບຂໍ້ມູນເປັນແຖວ ແລະ ຄໍລຳເພື່ອການຄິດໄລ່ ແລະ ການວິເຄາະ.
ສິ່ງທ້າທາຍແມ່ນຫຍັງ? PDF ບໍ່ມີຂໍ້ມູນໂຄງສ້າງຄືກັບຕາຕະລາງ HTML. ບໍ່ມີແທັກ <table>, <tr>, ຫຼື <td> ທີ່ບອກຊອບແວວ່າແຖວ ແລະ ຄໍລຳເລີ່ມຕົ້ນ ຫຼື ສິ້ນສຸດຢູ່ໃສ. ຕົວແປງຂໍ້ມູນຕ້ອງຄາດເດົາໂດຍອີງໃສ່ຕຳແໜ່ງທີ່ເຫັນ.
ຄວາມບໍ່ສອດຄ່ອງພື້ນຖານນີ້ແມ່ນເຫດຜົນທີ່ການແປງໂດຍກົງມັກຈະໃຫ້ຜົນລັບທີ່ບໍ່ເປັນລະບຽບ: ຄໍລຳຖືກຮວມເຂົ້າກັນ, ຕົວເລກກາຍເປັນຂໍ້ຄວາມ, ແລະ ຮູບແບບການຈັດວາງກໍຜິດພ້ຽນໄປ.
ວິທີທີ 1: ການນຳເຂົ້າໃນຕົວຂອງ Microsoft Excel
ຖ້າທ່ານມີ Excel 2019 ຫຼື ລຸ້ນໃໝ່ກວ່າ (ລວມທັງ Microsoft 365), ທ່ານສາມາດນຳເຂົ້າຂໍ້ມູນ PDF ໄດ້ໂດຍກົງໂດຍໃຊ້ Power Query.
ວິທີການເຮັດ
- ເປີດ Excel ແລະ ໄປທີ່ Data → Get Data → From File → From PDF
- ເລືອກໄຟລ໌ PDF ຂອງທ່ານ
- Power Query ຈະສະແດງຕາຕະລາງທີ່ມີຢູ່—ເລືອກຕາຕະລາງທີ່ທ່ານຕ້ອງການ
- ຄລິກ Transform Data ເພື່ອຈັດລະບຽບການນຳເຂົ້າ, ຫຼື Load ເພື່ອນຳມັນເຂົ້າສູ່ຕາຕະລາງຂອງທ່ານໂດຍກົງ
ຂໍ້ດີ ແລະ ຂໍ້ເສຍ
ໃຊ້ໄດ້ດີສຳລັບ: PDF ທີ່ສະອາດ, ມີໂຄງສ້າງທີ່ດີ ແລະ ມີຕາຕະລາງທີ່ບໍ່ຊັບຊ້ອນ
ມີບັນຫາກັບ: ການຈັດວາງທີ່ຊັບຊ້ອນ, ເຊລທີ່ຖືກຮວມກັນ, ຕາຕະລາງທີ່ມີຫຼາຍໜ້າ
ໝາຍເຫດ: ຄຸນສົມບັດນີ້ບໍ່ມີໃນ Excel ເວີຊັນ Mac.
ວິທີທີ 2: Adobe Acrobat
Adobe Acrobat (ເວີຊັນທີ່ເສຍເງິນ, ບໍ່ແມ່ນພຽງແຕ່ Reader) ສາມາດສົ່ງອອກ PDF ເປັນຮູບແບບ Excel ໄດ້ໂດຍກົງ.
ວິທີການເຮັດ
- ເປີດ PDF ຂອງທ່ານໃນ Acrobat
- ໄປທີ່ File → Export To → Spreadsheet → Microsoft Excel Workbook
- ເລືອກບ່ອນເກັບຮັກສາໄຟລ໌
Adobe ຍັງມີ ຕົວແປງອອນລາຍຟຣີ ທີ່ມີການຈຳກັດການໃຊ້ງານ.
ຂໍ້ດີ ແລະ ຂໍ້ເສຍ
ໃຊ້ໄດ້ດີສຳລັບ: PDF ທີ່ສ້າງຂຶ້ນດ້ວຍເຄື່ອງມືຂອງ Adobe, ເອກະສານຕົ້ນສະບັບ (ບໍ່ແມ່ນການສະແກນ)
ມີບັນຫາກັບ: ເອກະສານທີ່ສະແກນມາ, ຮູບແບບການຈັດວາງທີ່ຊັບຊ້ອນ
ວິທີທີ 3: ຕົວແປງອອນລາຍ
ມີເຄື່ອງມືອອນລາຍຟຣີຫຼາຍຢ່າງທີ່ແປງ PDF ເປັນ Excel ໂດຍບໍ່ຕ້ອງຕິດຕັ້ງຊອບແວ.
ຕົວເລືອກທີ່ນິຍົມ
| ເຄື່ອງມື | ເໝາະສຳລັບ | ຂໍ້ຈຳກັດ |
|---|---|---|
| Smallpdf | ການແປງທີ່ໄວ | ຈຳກັດການໃຊ້ງານຕໍ່ມື້ສຳລັບເວີຊັນຟຣີ |
| iLovePDF | ການປະມວນຜົນແບບຊຸດ | ຈຳກັດຂະໜາດໄຟລ໌ |
| PDF2Go | ຕາຕະລາງແບບງ່າຍໆ | ອາດມີບັນຫາກັບການຈັດວາງທີ່ຊັບຊ້ອນ |
ຂໍ້ຄວນລະວັງດ້ານຄວາມເປັນສ່ວນຕົວ
ເມື່ອໃຊ້ຕົວແປງອອນລາຍ, ໄຟລ໌ຂອງທ່ານຈະຖືກອັບໂຫລດໄປຍັງເຊີບເວີຂອງພວກເຂົາ. ສຳລັບຂໍ້ມູນການເງິນທີ່ລະອຽດອ່ອນ, ໃຫ້ພິຈາລະນາໃຊ້ວິທີແບບອອບລາຍ ຫຼື ເຄື່ອງມືທີ່ປະມວນຜົນໄຟລ໌ພາຍໃນບຣາວເຊີຂອງທ່ານເອງ.
ວິທີທີ 4: ຄັດລອກ ແລະ ວາງ (ແບບເຮັດເອງ)
ບາງຄັ້ງວິທີທີ່ງ່າຍທີ່ສຸດກໍໄດ້ຜົນ—ໂດຍສະເພາະສຳລັບຂໍ້ມູນຈຳນວນໜ້ອຍ.
ວິທີການເຮັດ
- ເປີດ PDF ແລະ ໃຊ້ເມົາສ໌ເລືອກຕາຕະລາງ
- ຄັດລອກ (Ctrl+C ຫຼື Cmd+C)
- ວາງລົງໃນ Excel (Ctrl+V ຫຼື Cmd+V)
- ໃຊ້ Data → Text to Columns ເພື່ອແກ້ໄຂບັນຫາຮູບແບບ
ເມື່ອໃດທີ່ວິທີນີ້ໄດ້ຜົນ
ວິທີນີ້ດີທີ່ສຸດສຳລັບຕາຕະລາງໜ້າດຽວແບບງ່າຍໆ ທີ່ທ່ານຕ້ອງການດຶງຂໍ້ມູນອອກມາຢ່າງໄວວາ. ແຕ່ກຽມໃຈໄວ້ວ່າຕ້ອງໄດ້ໃຊ້ເວລາໃນການຈັດລະບຽບຜົນລັບທີ່ໄດ້.
ບັນຫາທົ່ວໄປ ແລະ ວິທີແກ້ໄຂ
ຕົວເລກຖືກນຳເຂົ້າເປັນຂໍ້ຄວາມ
Excel ອາດຈະຖືວ່າຕົວເລກຂອງທ່ານເປັນຂໍ້ຄວາມ, ເຊິ່ງເຮັດໃຫ້ການຄິດໄລ່ຜິດພາດ.
ວິທີແກ້ໄຂ: ເລືອກຄໍລຳ, ໄປທີ່ Data → Text to Columns, ຄລິກ Finish. ຫຼື ຄູນເຊລເຫຼົ່ານັ້ນດ້ວຍ 1 ເພື່ອບັງຄັບໃຫ້ເປັນຕົວເລກ.
ຄໍລຳຖືກຮວມເຂົ້າກັນ
ຂໍ້ມູນຈາກຫຼາຍຄໍລຳໄປລວມຢູ່ໃນເຊລດຽວ.
ວິທີແກ້ໄຂ: ໃຊ້ Text to Columns ພ້ອມກັບຕົວແບ່ງ (ຊ່ອງວ່າງ, ຈຸດ, ຫຼື ຄວາມກວ້າງທີ່ກຳນົດເອງ) ເພື່ອແຍກຂໍ້ມູນ.
ຂໍ້ມູນຫາຍໄປ
ເນື້ອຫາບາງສ່ວນບໍ່ປາກົດໃນການແປງ.
ວິທີແກ້ໄຂ: ລອງໃຊ້ເຄື່ອງມືແປງອື່ນ—ແຕ່ລະອັນຈັດການການຈັດວາງແຕກຕ່າງກັນ. ສຳລັບ PDF ທີ່ສະແກນມາ, ທ່ານຕ້ອງມີຄວາມສາມາດ OCR (ການຮູ້ຈັກຕົວອັກສອນດ້ວຍແສງ).
ຮູບແບບການຈັດວາງເສຍໄປ
ສີ, ຟອນ, ແລະ ຂອບເຊລຫາຍໄປ.
ວິທີແກ້ໄຂ: ຕົວແປງສ່ວນໃຫຍ່ເນັ້ນໃສ່ຂໍ້ມູນ, ບໍ່ແມ່ນຮູບແບບທາງສາຍຕາ. ທ່ານຈະຕ້ອງໄດ້ຈັດຮູບແບບໃໝ່ດ້ວຍຕົນເອງໃນ Excel.
ເຄັດລັບເພື່ອຜົນລັບການແປງທີ່ດີກວ່າ
ໃຊ້ PDF ຕົ້ນສະບັບເມື່ອເປັນໄປໄດ້
PDF ທີ່ສ້າງຂຶ້ນແບບດິຈິຕອນ (ຈາກ Word, Excel, ຫຼື ຊອບແວບັນຊີ) ຈະແປງໄດ້ດີກວ່າເອກະສານເຈ້ຍທີ່ສະແກນມາຫຼາຍ. ຖ້າທ່ານມີທາງເລືອກ, ໃຫ້ຂໍໄຟລ໌ເວີຊັນດິຈິຕອນ.
ກວດສອບຄວາມສາມາດ OCR
ຖ້າ PDF ຂອງທ່ານເປັນຮູບພາບທີ່ສະແກນມາ, ທ່ານຕ້ອງການຕົວແປງທີ່ມີ OCR. ໃຫ້ຊອກຫາຄຸນສົມບັດນີ້ໂດຍສະເພາະ—Smallpdf ແລະ Adobe Acrobat ທັງສອງມີໃຫ້ບໍລິການ.
ກວດສອບຜົນລັບສະເໝີ
ບໍ່ມີຕົວແປງໃດທີ່ສົມບູນແບບ. ຫຼັງຈາກແປງແລ້ວ:
- ກວດສອບວ່າຈຳນວນແຖວ ແລະ ຄໍລຳກົງກັບຕົ້ນສະບັບຫຼືບໍ່
- ກວດສອບຕົວເລກບາງສ່ວນທຽບກັບແຫຼ່ງຂໍ້ມູນ
- ຊອກຫາຂໍ້ມູນທີ່ຖືກຮວມ ຫຼື ຫາຍໄປ
ການເຮັດແບບນີ້ໃຊ້ເວລາພຽງໜຶ່ງນາທີ ແຕ່ຊ່ວຍປະຫຍັດເວລາໃນການແກ້ໄຂບັນຫາໄດ້ຫຼາຍຊົ່ວໂມງໃນພາຍຫຼັງ.
ພິຈາລະນາປະເພດເອກະສານ
PDF ແຕ່ລະປະເພດຕ້ອງການວິທີການທີ່ແຕກຕ່າງກັນ:
| ປະເພດເອກະສານ | ວິທີທີ່ດີທີ່ສຸດ |
|---|---|
| ໃບແຈ້ງຍອດທະນາຄານ | ເຄື່ອງມືແປງຂໍ້ມູນການເງິນສະເພາະດ້ານ |
| ໃບແຈ້ງໜີ້ | Adobe Acrobat ຫຼື ເຄື່ອງມືອອນລາຍ |
| ລາຍງານຂໍ້ມູນ | Power Query (ທີ່ມີໃນ Excel) |
| ເອກະສານທີ່ສະແກນມາ | ເຄື່ອງມືທີ່ຮອງຮັບ OCR |
ເມື່ອການແປງຂໍ້ມູນຍັງບໍ່ພຽງພໍ
ບາງຄັ້ງບໍ່ມີຕົວແປງໃດທີ່ສາມາດດຶງຂໍ້ມູນຂອງທ່ານອອກມາໄດ້ຢ່າງສະອາດ. ສິ່ງນີ້ມັກຈະເກີດຂຶ້ນກັບ:
- ເອກະສານທີ່ຖືກອອກແບບມາຢ່າງສູງ ພ້ອມກັບການຈັດວາງທີ່ຊັບຊ້ອນ
- PDF ທີ່ມີຂໍ້ມູນຂ້າມຫຼາຍຄໍລຳແບບບໍ່ສະໝ່ຳສະເໝີ
- ເອກະສານທີ່ສະແກນມາທີ່ມີຄຸນນະພາບຮູບພາບຕ່ຳ
- ໄຟລ໌ທີ່ຖືກປ້ອງກັນດ້ວຍລະຫັດຜ່ານ (ຕ້ອງປົດລະຫັດຜ່ານກ່ອນ)
ໃນກໍລະນີເຫຼົ່ານີ້, ການປ້ອນຂໍ້ມູນດ້ວຍຕົນເອງ ຫຼື ຊອບແວສະເພາະທີ່ອອກແບບມາສຳລັບປະເພດເອກະສານຂອງທ່ານ ອາດເປັນທາງເລືອກດຽວທີ່ເຊື່ອຖືໄດ້.
ຄຳຖາມທີ່ພົບເລື້ອຍ
ຂ້ອຍສາມາດແປງ PDF ທີ່ຕິດລະຫັດຜ່ານເປັນ Excel ໄດ້ບໍ່?
ທ່ານຈະຕ້ອງປົດການປ້ອງກັນດ້ວຍລະຫັດຜ່ານກ່ອນ. ຖ້າທ່ານຮູ້ລະຫັດຜ່ານ, ໃຫ້ເປີດ PDF ໃນໂປຣແກຣມເບິ່ງເຊັ່ນ Adobe Reader, ສັ່ງພິມເປັນ PDF ໂດຍບໍ່ມີການປ້ອງກັນ, ແລ້ວຈຶ່ງແປງ. ຖ້າທ່ານບໍ່ມີລະຫັດຜ່ານ, ໃຫ້ຕິດຕໍ່ຜູ້ທີ່ສ້າງເອກະສານນັ້ນ.
ເປັນຫຍັງຕົວເລກຂອງຂ້ອຍຈຶ່ງສະແດງເປັນຂໍ້ຄວາມໃນ Excel?
PDF ບໍ່ໄດ້ແຍກຄວາມແຕກຕ່າງລະຫວ່າງຕົວເລກ ແລະ ຂໍ້ຄວາມ—ພວກມັນເປັນພຽງຕົວອັກສອນໃນໜ້າເຈ້ຍ. ເມື່ອ Excel ນຳເຂົ້າຂໍ້ມູນນີ້, ມັນອາດຈະກຳນົດໃຫ້ເປັນຮູບແບບຂໍ້ຄວາມໂດຍເລີ່ມຕົ້ນ. ໃຫ້ໃຊ້ Data → Text to Columns ຫຼື ຄູນດ້ວຍ 1 ເພື່ອແປງ.
ວິທີໃດໃຫ້ຜົນລັບທີ່ຖືກຕ້ອງທີ່ສຸດ?
ມັນຂຶ້ນຢູ່ກັບເອກະສານຂອງທ່ານ. ສຳລັບ PDF ຕົ້ນສະບັບທີ່ມີຕາຕະລາງແບບງ່າຍໆ, Power Query ຂອງ Excel ມັກຈະໃຊ້ໄດ້ດີ. ສຳລັບເອກະສານທີ່ຊັບຊ້ອນ, Adobe Acrobat ຫຼື ຕົວແປງສະເພາະດ້ານມັກຈະເຮັດໄດ້ດີກວ່າ. ວິທີດຽວທີ່ຈະຮູ້ໄດ້ແມ່ນການລອງກັບໄຟລ໌ຂອງທ່ານເອງ.
ຂ້ອຍສາມາດແປງ PDF ຫຼາຍໆໄຟລ໌ພ້ອມກັນໄດ້ບໍ່?
ໄດ້, ແຕ່ວິທີການຈະແຕກຕ່າງກັນ. ເຄື່ອງມືອອນລາຍບາງຢ່າງເຊັ່ນ iLovePDF ຮອງຮັບການແປງແບບຊຸດ. Power Query ກໍສາມາດນຳເຂົ້າຫຼາຍໄຟລ໌ໄດ້ດ້ວຍການຕັ້ງຄ່າບາງຢ່າງ. ສຳລັບການປະມວນຜົນແບບຊຸດເປັນປະຈຳ, ຊອບແວເດັສທັອບເຊັ່ນ Adobe Acrobat Pro ແມ່ນມີປະສິດທິພາບທີ່ສຸດ.
ມີວິທີການເຮັດໃຫ້ການແປງ PDF ເປັນ Excel ເປັນແບບອັດຕະໂນມັດບໍ່?
ການເຊື່ອມຕໍ່ Power Query ສາມາດຣີເຟຣຊໄດ້ໂດຍອັດຕະໂນມັດເມື່ອ PDF ຕົ້ນທາງມີການອັບເດດ. ສຳລັບການເຮັດວຽກແບບອັດຕະໂນມັດທີ່ກ້າວໜ້າກວ່າ, ເຄື່ອງມືການຂຽນໂປຣແກຣມເຊັ່ນ Python ພ້ອມກັບໄລບຣາລີເຊັ່ນ Tabula ຫຼື Camelot ສາມາດປະມວນຜົນ PDF ຜ່ານໂຄ້ດໄດ້.
ສະຫຼຸບ
ການແປງ PDF ເປັນ Excel ບໍ່ແມ່ນເລື່ອງງ່າຍສະເໝີໄປ, ແຕ່ທ່ານມີທາງເລືອກ:
- Excel Power Query ສຳລັບຕາຕະລາງທີ່ງ່າຍ ແລະ ມີໂຄງສ້າງທີ່ດີ
- Adobe Acrobat ສຳລັບຜົນລັບທີ່ເຊື່ອຖືໄດ້ໃນ PDF ຕົ້ນສະບັບ
- ຕົວແປງອອນລາຍ ສຳລັບຄວາມຕ້ອງການທີ່ໄວ ແລະ ບໍ່ເລື້ອຍໆ
- ຄັດລອກ-ວາງ ດ້ວຍຕົນເອງ ສຳລັບຂໍ້ມູນຈຳນວນໜ້ອຍ ແລະ ງ່າຍໆ
ສິ່ງສຳຄັນແມ່ນການເລືອກວິທີໃຫ້ເໝາະສົມກັບປະເພດເອກະສານຂອງທ່ານ—ແລະ ກວດສອບຜົນລັບສະເໝີກ່ອນທີ່ຈະນຳຂໍ້ມູນທີ່ແປງແລ້ວໄປໃຊ້ງານ.