장기 보관을 위한 PDF를 PDF/A로 변환하는 방법
PDF/A는 장기 문서 보존을 위한 ISO 표준입니다. 정부, 법률 및 규정 준수 보관에 필요한 PDF를 PDF/A로 변환하는 방법은 다음과 같습니다.
문서를 PDF/A 형식으로 제출하라는 요청을 받았습니다. 정부 제출, 법원 제출, 의료 기록 또는 기업 규정 준수 요구 사항일 수 있습니다. 일반 PDF를 보며 "왜 일반 PDF는 안 되고 PDF/A여야 하는가?"라고 궁금해하실 것입니다. 그리고 어떻게 변환해야 할까요?
PDF/A는 단 하나의 목적을 위해 설계된 ISO 표준(ISO 19005)입니다. 바로 수십 년 후에도 PDF 문서가 어떤 시스템에서든 정확히 동일하게 재현될 수 있도록 보장하는 것입니다. 일반 PDF는 외부 글꼴을 참조하거나, 웹사이트에 연결하거나, JavaScript를 실행하거나, 20년 후에는 존재하지 않을 수도 있는 시스템 리소스에 의존할 수 있습니다. PDF/A 파일은 완전히 자체 포함되어 있어 문서를 렌더링하는 데 필요한 모든 것이 파일 자체에 포함됩니다.
이는 생각보다 중요합니다. 정부 기록 보관소는 50년 후에도 문서를 열어야 합니다. 법원은 증거가 변경되지 않았음을 보장해야 합니다. 의료 시스템은 어떤 플랫폼에서도 동일하게 렌더링되는 환자 기록이 필요합니다. PDF/A는 이를 보장합니다.
이 가이드에서는 PDF/A가 무엇인지, 어떤 변형이 필요한지, 누가 요구하는지, 기존 PDF를 어떻게 변환하는지 설명합니다.
일반 PDF와 PDF/A의 차이점
표준 PDF는 놀랍도록 유연합니다. 글꼴을 포함하거나 시스템 글꼴을 참조할 수 있습니다. 대화형 양식을 위한 JavaScript를 포함할 수 있습니다. 외부 콘텐츠에 연결할 수 있습니다. 암호화를 사용할 수 있습니다. 이러한 유연성은 PDF를 일상적인 용도로 훌륭하게 만들지만 장기 보존에는 문제를 일으킵니다.
시스템에 존재하지 않는 글꼴을 참조하는 20년 된 PDF를 열려고 할 때 어떤 일이 발생하는지 생각해 보세요. 뷰어가 다른 글꼴로 대체하면 문서 모양이 달라지고 텍스트가 재배치되고 열이 이동하며 표가 깨집니다. 일반 비즈니스 문서의 경우 이는 성가신 일입니다. 법률 계약이나 정부 기록의 경우 용납할 수 없습니다.
PDF/A는 엄격한 규칙을 강제하여 이러한 위험을 제거합니다.
모든 것이 포함되어야 함
글꼴: 문서에 사용된 모든 글꼴은 참조만 하는 것이 아니라 완전히 포함되어야 합니다. 즉, 전체 글꼴 파일(또는 사용된 글리프의 최소 하위 집합)이 PDF 내에 저장됩니다. 해당 글꼴이 지구상의 모든 운영 체제에서 사라지더라도 문서는 올바르게 렌더링됩니다.
색상 프로필: 문서는 색상이 표시되는 방식을 정확하게 정의하는 ICC 색상 프로필을 포함해야 합니다. 일반 PDF는 "빨간색 사용"이라고 말하고 뷰어에게 해석을 맡길 수 있습니다. PDF/A 파일은 표준화된 색상 프로필을 사용하여 정확히 어떤 빨간색인지 지정합니다.
이미지: 모든 이미지는 연결이 아닌 포함되어야 합니다. 외부 URL, 네트워크 드라이브의 파일 참조 없음.
일부 기능은 금지됨
JavaScript: 실행 가능한 코드는 허용되지 않습니다. JavaScript 계산에 의존하는 대화형 양식은 PDF/A에서 작동하지 않습니다. 양식 필드는 남아 있을 수 있지만 모든 스크립트는 제거됩니다.
암호화: PDF/A 파일은 암호화하거나 암호로 보호할 수 없습니다. 그 이유는 암호화가 시간이 지남에 따라 쓸모없어질 수 있는 특정 알고리즘과 키 길이에 의존한다는 것입니다. 열 수 없는 아카이브는 쓸모가 없습니다.
외부 참조: 외부 콘텐츠에 대한 링크, 인터넷에서 스트리밍되는 멀티미디어, 파일 외부의 어떤 것에 대한 종속성 없음.
투명도 (PDF/A-1의 경우): 가장 초기의 PDF/A 표준은 그래픽의 투명도를 지원하지 않습니다. 이후 버전(PDF/A-2 및 PDF/A-3)에서는 투명도 지원이 추가되었습니다.
PDF/A 적합성 수준 설명
PDF/A는 단일 표준이 아니라 여러 변형이 있으며 각 변형은 이전 버전을 기반으로 합니다. 알아야 할 사항은 다음과 같습니다.
PDF/A-1b (ISO 19005-1, 레벨 B)
2005년의 원본 PDF/A 표준입니다. 레벨 B("기본")는 문서의 시각적 모양이 보존되도록 보장합니다. 즉, 문서는 어떤 시스템에서도 동일하게 보입니다. 텍스트를 검색하거나 추출할 수 있는지 여부는 보장하지 않습니다(이는 레벨 A의 경우). 최적: 시각적 보존이 유일한 요구 사항인 간단한 문서. 가장 널리 지원되는 변형입니다. 무엇을 사용해야 할지 확실하지 않다면 PDF/A-1b가 가장 안전한 선택입니다.
PDF/A-1a (ISO 19005-1, 레벨 A)
레벨 A("접근 가능")는 문서 구조에 대한 요구 사항을 추가합니다. 즉, 태그가 지정된 콘텐츠, 올바른 읽기 순서, 유니코드 텍스트 매핑 및 이미지에 대한 대체 텍스트입니다. 이렇게 하면 화면 판독기에 대한 문서 접근성이 완전히 보장되고 텍스트를 안정적으로 검색하고 추출할 수 있습니다.
최적: ADA, 섹션 508 또는 WCAG 규정 준수 요구 사항에 따라 접근 가능해야 하는 문서.
PDF/A-2b (ISO 19005-2, 레벨 B)
2011년에 게시된 PDF/A-2는 최신 PDF 1.7 사양을 기반으로 합니다. JPEG2000 이미지 압축, 그래픽의 투명도 및 PDF 레이어(선택적 콘텐츠 그룹)에 대한 지원을 추가합니다. 또한 다른 PDF/A 파일을 첨부 파일로 포함할 수 있습니다.
최적: 투명도 효과, 레이어 콘텐츠 또는 포함된 PDF 첨부 파일이 있는 최신 문서. 대부분의 새 변환에 권장되는 선택입니다.
PDF/A-3b (ISO 19005-3, 레벨 B)
PDF/A-3의 주요 혁신은 다른 PDF/A 파일뿐만 아니라 모든 파일 형식을 첨부 파일로 포함할 수 있다는 것입니다. 즉, 원본 Word 문서, XML 데이터 파일, CSV 스프레드시트 또는 기타 소스 파일을 보관된 PDF와 함께 첨부할 수 있습니다.
최적: 전자 송장(ZUGFeRD 및 Factur-X 표준은 PDF/A-3이 필요함), 원본 데이터가 시각적 문서와 함께 전달되어야 하는 하이브리드 보관, 단일 파일에 사람이 읽을 수 있는 형식과 기계가 읽을 수 있는 형식이 모두 필요한 워크플로우.
어떤 변형을 선택해야 할까요?
| 요구 사항 | 권장 변형 |
|---|---|
| 일반 보관 | PDF/A-2b |
| 최대 호환성 | PDF/A-1b |
| 접근성 규정 준수 | PDF/A-2a |
| 전자 송장 (ZUGFeRD / Factur-X) | PDF/A-3b |
| 원본 파일 첨부와 함께 보관 | PDF/A-3b |
| 정부 제출 (요구 사항 확인) | 일반적으로 PDF/A-1b 또는 PDF/A-2b |
확실하지 않은 경우 수신 기관에 어떤 변형을 허용하는지 문의하십시오. "PDF/A"라고만 명시하지 않고 말하는 경우 PDF/A-2b가 가장 안전한 최신 선택입니다.
PDF/A를 요구하는 곳은 어디인가요?
PDF/A는 단순히 있으면 좋은 것이 아니라 많은 조직과 규정에서 요구합니다.
정부 기록 보관소
미국 국립 기록 보존소(NARA)는 영구 전자 기록에 PDF/A를 요구합니다. 유럽 위원회는 공식 문서에 PDF/A를 의무화합니다. 전 세계 많은 국가 기록 보관소가 유사한 요구 사항을 가지고 있습니다.
법원 및 사법 시스템
점점 더 많은 법원 시스템에서 전자 제출에 PDF/A를 요구합니다. 논리는 간단합니다. 법률 문서는 제출된 그대로 잠재적으로 수십 년 동안 보존되어야 합니다. PDF/A의 자체 포함된 특성은 오늘 제출된 계약이 2060년에 검토될 때 동일하게 보이도록 보장합니다.
의료
의료 기록 및 임상 문서는 표준화된 형식으로 보존되어야 합니다. PDF/A는 이 목적으로 의료 정보 시스템(HIS) 및 전자 건강 기록(EHR) 플랫폼에서 널리 채택되었습니다.
금융 서비스
은행 규제 기관, 감사 추적 및 재무 보고는 장기 기록 보존을 위해 점점 더 PDF/A를 요구합니다. 바젤 협약 및 다양한 국가 은행 규정은 특정 문서에 대해 5-10년 이상의 보존 기간을 명시합니다.
전자 송장
유럽 전자 송장 표준인 ZUGFeRD(독일/오스트리아) 및 Factur-X(프랑스)는 특히 PDF/A-3b 형식을 요구합니다. PDF/A 문서는 사람이 읽을 수 있는 송장을 포함하고, 포함된 XML 첨부 파일은 기계가 읽을 수 있는 구조화된 데이터를 전달합니다.
기업 규정 준수
많은 대기업에서 PDF/A를 표준 보관 형식으로 채택했습니다. 기업 고객, 정부 계약업체 또는 규제 산업과 함께 일하는 경우 조만간 PDF/A 요구 사항을 접하게 될 것입니다.
PDFSub로 PDF를 PDF/A로 변환하는 방법
PDFSub의 PDF를 PDF/A로 변환 도구는 PDFSub Engine을 사용하여 서버 측에서 변환을 처리합니다. 이 엔진은 글꼴 포함, 색상 프로필 변환, 금지된 기능 제거 및 출력 유효성 검사와 같은 복잡한 작업을 처리합니다.
단계별 지침
1단계: 도구 열기. pdfsub.com/tools/pdf-to-pdfa로 이동합니다.
2단계: PDF 업로드. 파일을 드래그 앤 드롭하거나 클릭하여 찾습니다. 파일은 PDFSub의 보안 처리 서버로 업로드됩니다.
3단계: 적합성 수준 선택. PDF/A 변형(PDF/A-1b, PDF/A-2b 또는 PDF/A-3b)을 선택합니다. 확실하지 않은 경우 PDF/A-2b가 권장 기본값입니다.
4단계: 변환. 변환 버튼을 클릭합니다. PDFSub Engine이 문서를 처리합니다. 글꼴 포함, 색상 프로필 추가, JavaScript 및 암호화 제거, 기타 필요한 변환 수행.
5단계: 다운로드. 변환된 PDF/A 파일은 적합성 수준이 메타데이터에 포함되어 다운로드됩니다. PDF/A 유효성 검사기를 사용하여 변환을 확인할 수 있습니다.
변환 프로세스가 수행하는 작업
변환 엔진은 여러 변환을 자동으로 수행합니다.
- 모든 글꼴 포함: 참조되었지만 포함되지 않은 글꼴을 찾아 포함합니다.
- ICC 색상 프로필 추가: 일반적으로 화면 표시용 sRGB를 사용하여 일관된 색상 렌더링을 보장합니다.
- JavaScript 제거: 모든 스크립트가 제거됩니다(양식 필드는 유지되지만 상호 작용성은 손실됨).
- 암호화 제거: 암호 보호가 제거됩니다(문서에 접근할 수 있어야 함).
- 투명도 변환: PDF/A-1의 경우 투명 요소가 불투명한 등가물로 평탄화됩니다.
- PDF/A 메타데이터 추가: XMP 메타데이터 블록이 적합성을 선언하도록 업데이트됩니다.
변환 문제 해결
"글꼴을 포함할 수 없습니다"
일부 글꼴에는 포함을 금지하는 라이선스 제한이 있습니다. 제한된 글꼴로 인해 변환에 실패하면 두 가지 옵션이 있습니다. 포함 가능한 대체 글꼴로 글꼴을 대체하거나(변환 도구에서 시각적으로 유사한 글꼴로 자동 수행 가능) 원본 문서로 돌아가 PDF로 다시 내보내기 전에 글꼴을 변경합니다.
변환 후 문서 모양이 약간 다름
이는 일반적으로 투명도가 평탄화되거나(PDF/A-1 변환의 경우) 글꼴이 대체될 때 발생합니다. 시각적 충실도가 중요한 경우 PDF/A-1b 대신 PDF/A-2b로 변환해 보세요. 최신 표준은 투명도를 기본적으로 지원하므로 대부분의 시각적 차이가 해소됩니다.
변환 후 파일 크기가 증가함
예상된 결과입니다. PDF/A 파일은 글꼴, 색상 프로필, 전체 메타데이터를 포함하여 모든 것을 포함합니다. 시스템 글꼴을 참조하는 일반 PDF는 200KB일 수 있지만 해당 글꼴이 완전히 포함된 PDF/A 버전은 2MB일 수 있습니다. 증가는 자체 포함의 대가입니다.
양식 필드의 상호 작용성이 손실됨
PDF/A는 JavaScript를 금지하므로 양식 계산, 유효성 검사 스크립트 및 동적 동작이 제거됩니다. 양식 필드 자체는 남아 있어 여전히 채울 수 있지만 자동화된 동작은 사라집니다. 대화형 양식이 필요한 경우 PDF/A는 작업 복사본에 적합한 형식이 아닙니다. 최종 보관 버전에만 PDF/A를 사용하십시오.
자주 묻는 질문
PDF/A 문서를 편집할 수 있나요?
PDF/A는 잠금된 형식이 아니라 보관 형식입니다. 모든 PDF 편집기에서 PDF/A 파일을 열고 편집할 수 있습니다. 그러나 편집하면 PDF/A 적합성이 깨질 수 있습니다. 편집기가 표준을 위반하는 기능을 추가하거나 메타데이터를 제거할 수 있습니다. 편집 후 적합성을 복원하려면 PDF/A로 다시 변환해야 합니다. 이러한 이유로 편집 가능한 원본 파일을 별도로 보관하고 문서가 최종 확정될 때만 PDF/A로 변환하는 것이 가장 좋습니다.
PDF/A는 "읽기 전용" PDF와 같은 것인가요?
아니요. 읽기 전용 PDF는 편집을 방지하는 소유자 수준의 암호 보호가 있는 PDF입니다. PDF/A는 실제로 암호화를 금지합니다. 즉, 전혀 암호로 보호할 수 없습니다. PDF/A는 접근 제어가 아니라 보존에 관한 것입니다. 누구나 PDF/A 파일을 열고, 복사하고, (기술적으로) 편집할 수 있습니다.
내 PDF가 유효한 PDF/A인지 어떻게 확인하나요?
여러 도구에서 PDF/A 적합성을 확인할 수 있습니다. Adobe Acrobat Pro에는 내장된 PDF/A 유효성 검사 기능이 있습니다. 무료 veraPDF 도구는 많은 아카이브 및 라이브러리에서 사용하는 오픈 소스 유효성 검사기입니다. PDFSub의 변환 프로세스에는 유효성 검사가 포함됩니다. 출력이 통과하면 적합성 표시기가 표시됩니다.
PDF/A로 변환하면 문서 모양이 바뀝니까?
대부분의 경우 그렇지 않습니다. PDF/A의 목적은 시각적 보존입니다. 그러나 일부 예외적인 경우 약간의 변경이 발생할 수 있습니다. PDF/A-1의 투명도 평탄화, 포함할 수 없는 글꼴의 글꼴 대체, 멀티미디어 요소 제거. PDF/A-2b 또는 PDF/A-3b로 변환하면 최신 표준이 더 많은 기능을 지원하므로 이러한 문제가 최소화됩니다.
PDF/A와 PDF/X의 차이점은 무엇인가요?
PDF/A는 장기 보존을 위한 아카이브이며, 재현성을 보장합니다. PDF/X는 인쇄 제작을 위한 것으로, 다양한 인쇄 시스템에서 문서가 올바르게 인쇄되도록 보장합니다. 목적이 다른 별도의 표준이지만, 기술적으로 두 표준을 모두 준수할 수 있습니다.
요약
PDF/A는 장기 문서 보존을 위한 ISO 표준입니다. 렌더링에 필요한 모든 것을 파일 자체에 포함함으로써 미래의 어느 시점에서든 어떤 시스템에서든 문서가 동일하게 열리고 표시될 수 있도록 보장합니다.
대부분의 변환의 경우, PDF/A-2b가 권장되는 선택입니다. 최신이며 널리 지원되고 원본 PDF/A-1b 표준에는 없는 투명도 및 JPEG2000과 같은 기능을 처리합니다. 최대 하위 호환성이 필요한 경우 PDF/A-1b를 사용하고, PDF가 아닌 첨부 파일(특히 전자 송장의 경우)을 포함해야 하는 경우 PDF/A-3b를 사용하십시오.
변환 프로세스는 자동화되어 있습니다. 도구가 글꼴 포함, 색상 프로필, JavaScript 제거 및 유효성 검사를 처리합니다. 여러분의 작업은 PDF를 업로드하고 적합성 수준을 선택하는 것입니다.
변환할 준비가 되셨나요? PDFSub의 PDF를 PDF/A로 변환 도구를 사용해 보세요. 문서를 업로드하고 적합성 수준을 선택하면 몇 초 안에 보관 준비가 된 파일을 얻을 수 있습니다.