장기 보관을 위해 PDF를 PDF/A로 변환하는 방법
PDF/A는 장기 문서 보관을 위한 ISO 표준입니다. 정부, 법률 및 컴플라이언스 아카이빙에 필수적인 PDF/A 변환 방법을 알아보세요.
문서를 PDF/A 형식으로 제출하라는 요청을 받으셨나요? 정부 문서, 법원 제출물, 의료 기록 또는 기업의 컴플라이언스 요구 사항일 수 있습니다. 일반 PDF를 보며 무엇이 문제인지, 왜 "PDF/A"여야 하는지, 그리고 어떻게 변환해야 하는지 궁금하실 것입니다.
PDF/A는 한 가지 목적을 위해 설계된 ISO 표준(ISO 19005)입니다. 바로 수십 년 후에도 어떤 시스템에서든 PDF 문서를 동일하게 재현할 수 있도록 보장하는 것입니다. 일반 PDF는 외부 폰트를 참조하거나, 웹사이트로 링크하거나, JavaScript를 실행하거나, 20년 후에는 존재하지 않을 수도 있는 시스템 리소스에 의존할 수 있습니다. 반면 PDF/A 파일은 완전히 자기 완비적(self-contained)입니다. 문서를 렌더링하는 데 필요한 모든 요소가 파일 자체에 포함되어 있습니다.
이는 생각보다 중요합니다. 정부 기록물 보관소는 50년 후에도 문서를 열 수 있어야 합니다. 법원은 증거가 변경되지 않았음을 보장해야 합니다. 의료 시스템은 어떤 플랫폼에서도 동일하게 렌더링되는 환자 기록이 필요합니다. PDF/A는 이를 보장합니다.
이 가이드에서는 PDF/A가 무엇인지, 어떤 버전이 필요한지, 누가 이를 요구하는지, 그리고 기존 PDF를 어떻게 변환하는지 설명합니다.
PDF/A와 일반 PDF의 차이점
표준 PDF는 매우 유연합니다. 폰트를 임베드하거나 시스템 폰트를 참조할 수 있고, 대화형 양식을 위해 JavaScript를 포함할 수 있으며, 외부 콘텐츠로 링크하거나 암호화를 사용할 수도 있습니다. 이러한 유연성은 일상적인 사용에는 좋지만, 장기 보관에는 문제를 일으킵니다.
시스템에 존재하지 않는 폰트를 참조하는 20년 된 PDF를 연다고 가정해 보십시오. 뷰어는 다른 폰트로 대체하게 되고, 갑자기 문서의 모양이 달라집니다. 텍스트가 넘치고, 열이 어긋나며, 표가 깨집니다. 일반적인 비즈니스 문서라면 짜증 나는 일로 그치겠지만, 법적 계약서나 정부 기록물이라면 용납될 수 없는 일입니다.
PDF/A는 엄격한 규칙을 적용하여 이러한 위험을 제거합니다.
모든 요소의 임베드(포함)
폰트: 문서에 사용된 모든 폰트는 단순히 참조되는 것이 아니라 완전히 임베드되어야 합니다. 즉, 전체 폰트 파일(또는 최소한 사용된 글자 집합)이 PDF 내부에 저장됩니다. 설령 지구상의 모든 운영 체제에서 해당 폰트가 사라지더라도 문서는 올바르게 렌더링됩니다.
색상 프로필: 문서는 색상이 정확히 어떻게 표시되어야 하는지 정의하는 ICC 색상 프로필을 포함해야 합니다. 일반 PDF는 단순히 "빨간색 사용"이라고 말하고 해석을 뷰어에 맡길 수 있지만, PDF/A 파일은 표준화된 색상 프로필을 사용하여 정확히 어떤 빨간색인지 지정합니다.
이미지: 모든 이미지는 링크가 아닌 임베드되어야 합니다. 외부 URL이나 네트워크 드라이브의 파일 참조는 허용되지 않습니다.
일부 기능의 금지
JavaScript: 실행 가능한 코드는 허용되지 않습니다. JavaScript 계산에 의존하는 대화형 양식은 PDF/A에서 작동하지 않습니다. 양식 필드는 남을 수 있지만 모든 스크립팅은 제거됩니다.
암호화: PDF/A 파일은 암호화하거나 비밀번호로 보호할 수 없습니다. 암호화는 특정 알고리즘과 키 길이에 의존하며 이는 시간이 지나면 구식이 될 수 있기 때문입니다. 열 수 없는 아카이브는 무용지물입니다.
외부 참조: 외부 콘텐츠에 대한 링크, 인터넷에서 스트리밍되는 멀티미디어, 파일 외부의 요소에 대한 의존성이 없어야 합니다.
투명도 (PDF/A-1의 경우): 초기 PDF/A 표준은 그래픽의 투명도를 지원하지 않습니다. 이후 버전(PDF/A-2 및 PDF/A-3)에서 투명도 지원이 추가되었습니다.
PDF/A 준수 수준(Conformance Levels) 설명
PDF/A는 단일 표준이 아니라 이전 표준을 기반으로 하는 여러 변형이 있습니다. 알아두어야 할 사항은 다음과 같습니다.
PDF/A-1b (ISO 19005-1, Level B)
2005년에 발표된 최초의 PDF/A 표준입니다. Level B("basic")는 문서의 시각적 외형이 보존되도록 보장하여 어떤 시스템에서도 동일하게 보이도록 합니다. 텍스트 검색이나 추출은 보장하지 않습니다(그것은 Level A의 영역입니다).
용도: 시각적 보존만이 유일한 요구 사항인 단순한 문서에 적합합니다. 가장 널리 지원되는 버전이므로 무엇을 사용할지 확실하지 않다면 PDF/A-1b가 가장 안전한 선택입니다.
PDF/A-1a (ISO 19005-1, Level A)
Level A("accessible")는 문서 구조에 대한 요구 사항을 추가합니다. 태그가 지정된 콘텐츠, 적절한 읽기 순서, 유니코드 텍스트 매핑, 이미지에 대한 대체 텍스트 등이 포함됩니다. 이를 통해 스크린 리더에서 문서를 완벽하게 읽을 수 있으며 텍스트를 안정적으로 검색하고 추출할 수 있습니다.
용도: ADA, Section 508 또는 WCAG 준수 요구 사항에 따라 접근성이 필요한 문서에 적합합니다.
PDF/A-2b (ISO 19005-2, Level B)
2011년에 발표된 PDF/A-2는 최신 PDF 1.7 사양을 기반으로 합니다. JPEG2000 이미지 압축, 그래픽 투명도, PDF 레이어(선택적 콘텐츠 그룹) 지원이 추가되었습니다. 또한 다른 PDF/A 파일을 첨부 파일로 임베드할 수 있습니다.
용도: 투명도 효과, 레이어 콘텐츠 또는 임베드된 PDF 첨부 파일이 있는 현대적인 문서에 적합합니다. 대부분의 새로운 변환 작업에 권장되는 선택입니다.
PDF/A-3b (ISO 19005-3, Level B)
PDF/A-3의 핵심 혁신은 PDF/A 파일뿐만 아니라 모든 파일 형식을 첨부 파일로 임베드할 수 있다는 점입니다. 즉, 원본 Word 문서, XML 데이터 파일, CSV 스프레드시트 또는 기타 소스 파일을 아카이빙된 PDF와 함께 첨부할 수 있습니다.
용도: 전자 세금 계산서(ZUGFeRD 및 Factur-X 표준은 PDF/A-3를 요구함), 소스 데이터가 시각적 문서와 함께 이동해야 하는 하이브리드 아카이빙, 단일 파일에 사람이 읽을 수 있는 형식과 기계가 읽을 수 있는 형식이 모두 필요한 워크플로우에 적합합니다.
어떤 버전을 선택해야 하나요?
| 요구 사항 | 권장 버전 |
|---|---|
| 일반 아카이빙 | PDF/A-2b |
| 최대 호환성 | PDF/A-1b |
| 접근성 준수 | PDF/A-2a |
| 전자 세금 계산서 (ZUGFeRD / Factur-X) | PDF/A-3b |
| 소스 파일 첨부 아카이빙 | PDF/A-3b |
| 정부 제출 (요구 사항 확인 필요) | 보통 PDF/A-1b 또는 PDF/A-2b |
확실하지 않은 경우 문서를 받는 기관에 어떤 버전을 수락하는지 문의하십시오. 별도의 지정 없이 "PDF/A"라고만 한다면 PDF/A-2b가 가장 안전하고 현대적인 선택입니다.
누가 PDF/A를 요구하나요?
PDF/A는 단순히 있으면 좋은 기능이 아닙니다. 많은 조직과 규정에서 이를 의무화하고 있습니다.
정부 기록물 보관소
미국 국립문서기록관리청(NARA)은 영구 전자 기록물에 PDF/A를 요구합니다. 유럽 위원회는 공식 문서에 PDF/A를 의무화하고 있습니다. 전 세계의 많은 국가 기록원도 유사한 요구 사항을 가지고 있습니다.
법원 및 법률 시스템
점점 더 많은 법원 시스템이 전자 제출물에 PDF/A를 요구하고 있습니다. 논리는 간단합니다. 법적 문서는 제출된 그대로 수십 년 동안 보존되어야 하기 때문입니다. PDF/A의 자기 완비적 특성은 오늘 제출된 계약서가 2060년에 검토될 때도 동일하게 보이도록 보장합니다.
의료 분야
의료 기록 및 임상 문서는 표준화된 형식으로 보존되어야 합니다. PDF/A는 의료 정보 시스템(HIS) 및 전자 건강 기록(EHR) 플랫폼에서 이 목적으로 널리 채택되고 있습니다.
금융 서비스
은행 규제 기관, 감사 추적 및 재무 보고에서 장기 기록 보존을 위해 PDF/A를 요구하는 경우가 늘고 있습니다. 바젤 협약 및 다양한 국가별 은행 규정은 특정 문서에 대해 5~10년 이상의 보존 기간을 지정합니다.
전자 세금 계산서
유럽의 전자 세금 계산서 표준인 ZUGFeRD(독일/오스트리아) 및 Factur-X(프랑스)는 구체적으로 PDF/A-3b 형식을 요구합니다. PDF/A 문서는 사람이 읽을 수 있는 인보이스를 포함하고, 임베드된 XML 첨부 파일은 기계가 읽을 수 있는 구조화된 데이터를 담습니다.
기업 컴플라이언스
많은 대기업이 PDF/A를 표준 아카이빙 형식으로 채택했습니다. 엔터프라이즈 고객, 정부 계약업체 또는 규제 산업과 협력한다면 조만간 PDF/A 요구 사항을 접하게 될 것입니다.
PDFSub으로 PDF를 PDF/A로 변환하는 방법
PDFSub의 PDF to PDF/A 도구는 PDFSub Engine을 사용하여 서버 측에서 변환을 처리합니다. 이 엔진은 폰트 임베드, 색상 프로필 변환, 금지된 기능 제거 및 출력 검증과 같은 복잡한 작업을 수행합니다.
단계별 안내
1단계: 도구 열기. pdfsub.com/tools/pdf-to-pdfa로 이동합니다.
2단계: PDF 업로드. 파일을 드래그 앤 드롭하거나 클릭하여 브라우징합니다. 파일은 PDFSub의 보안 처리 서버로 업로드됩니다.
3단계: 준수 수준 선택. PDF/A 버전(PDF/A-1b, PDF/A-2b 또는 PDF/A-3b)을 선택합니다. 잘 모르겠다면 PDF/A-2b를 권장 기본값으로 사용하세요.
4단계: 변환. 변환 버튼을 클릭합니다. PDFSub Engine이 문서를 처리합니다. 폰트를 임베드하고, 색상 프로필을 추가하고, JavaScript와 암호화를 제거하며 기타 필요한 변환을 수행합니다.
5단계: 다운로드. 변환된 PDF/A 파일이 메타데이터에 포함된 준수 수준과 함께 다운로드됩니다. 모든 PDF/A 검증기를 사용하여 변환 결과를 확인할 수 있습니다.
변환 프로세스의 역할
변환 엔진은 다음과 같은 여러 변환을 자동으로 수행합니다.
- 모든 폰트 임베드 — 참조만 되고 임베드되지 않은 폰트를 찾아 포함시킵니다.
- ICC 색상 프로필 추가 — 일반적으로 화면 표시를 위한 sRGB를 추가하여 일관된 색상 렌더링을 보장합니다.
- JavaScript 제거 — 모든 스크립팅이 제거됩니다(양식 필드는 남지만 대화형 기능은 사라짐).
- 암호화 제거 — 비밀번호 보호가 해제됩니다(문서는 누구나 열 수 있어야 함).
- 투명도 변환 — PDF/A-1의 경우 투명한 요소가 불투명한 요소로 병합(flattening)됩니다.
- PDF/A 메타데이터 추가 — XMP 메타데이터 블록이 업데이트되어 준수 여부를 선언합니다.
변환 문제 해결
"폰트를 임베드할 수 없음"
일부 폰트는 임베드를 방지하는 라이선스 제한이 있습니다. 제한된 폰트로 인해 변환이 실패하는 경우 두 가지 옵션이 있습니다. 폰트를 임베드 가능한 대안으로 교체하거나(변환 도구가 시각적으로 유사한 폰트로 자동 처리할 수 있음), 원본 문서로 돌아가 폰트를 변경한 후 다시 PDF로 내보내는 것입니다.
변환 후 문서가 약간 다르게 보임
이는 대개 투명도가 병합되거나(PDF/A-1 변환 시) 폰트가 대체될 때 발생합니다. 시각적 충실도가 중요하다면 PDF/A-1b 대신 PDF/A-2b로 변환해 보십시오. 최신 표준은 투명도를 기본적으로 지원하므로 대부분의 시각적 차이를 제거할 수 있습니다.
변환 후 파일 크기가 커짐
이는 예상된 결과입니다. PDF/A 파일은 폰트, 색상 프로필, 전체 메타데이터 등 모든 것을 임베드합니다. 시스템 폰트를 참조하는 일반 PDF가 200KB라면, 해당 폰트가 완전히 임베드된 PDF/A 버전은 2MB가 될 수 있습니다. 크기 증가는 자기 완비성을 위한 비용입니다.
양식 필드의 대화형 기능이 사라짐
PDF/A는 JavaScript를 금지하므로 양식 계산, 유효성 검사 스크립트 및 동적 동작이 제거됩니다. 양식 필드 자체는 남아 있어 내용을 채울 수는 있지만 자동화된 동작은 사라집니다. 대화형 양식이 필요한 경우 PDF/A는 작업용 사본으로 적합하지 않습니다. 최종 아카이빙 버전으로만 PDF/A를 사용하십시오.
자주 묻는 질문
PDF/A 문서를 여전히 편집할 수 있나요?
PDF/A는 아카이빙 형식이지만 수정이 불가능하게 잠긴 형식은 아닙니다. 모든 PDF 편집기에서 PDF/A 파일을 열고 편집할 수 있습니다. 그러나 편집하면 PDF/A 준수 상태가 깨질 수 있습니다. 편집기가 표준을 위반하는 기능을 추가하거나 메타데이터를 제거할 수 있기 때문입니다. 편집 후에는 준수 상태를 복원하기 위해 다시 PDF/A로 변환해야 합니다. 따라서 편집 가능한 소스 파일은 별도로 보관하고 문서가 최종 확정되었을 때만 PDF/A로 변환하는 것이 가장 좋습니다.
PDF/A는 "읽기 전용" PDF와 같나요?
아니요. 읽기 전용 PDF는 편집을 방지하기 위해 소유자 비밀번호 보호가 설정된 PDF입니다. PDF/A는 실제로 암호화를 금지하므로 비밀번호로 보호할 수 없습니다. PDF/A는 액세스 제어가 아닌 보존에 관한 표준입니다. 누구나 PDF/A 파일을 열고, 복사하고, (기술적으로) 편집할 수 있습니다.
내 PDF가 유효한 PDF/A인지 어떻게 확인하나요?
여러 도구에서 PDF/A 준수 여부를 검증할 수 있습니다. Adobe Acrobat Pro에는 PDF/A 검증 기능이 내장되어 있습니다. 무료인 veraPDF 도구는 많은 기록관과 도서관에서 사용하는 오픈 소스 검증기입니다. PDFSub의 변환 프로세스에는 검증이 포함되어 있으며, 출력이 통과되면 준수 표시가 나타납니다.
PDF/A로 변환하면 문서 모양이 바뀌나요?
대부분의 경우 바뀌지 않습니다. PDF/A의 목적 자체가 시각적 보존입니다. 그러나 PDF/A-1의 투명도 병합, 임베드 불가능한 폰트의 대체, 멀티미디어 요소 제거 등 일부 특수한 경우에 미세한 변화가 생길 수 있습니다. PDF/A-2b 또는 PDF/A-3b로 변환하면 최신 표준이 더 많은 기능을 지원하므로 이러한 문제를 최소화할 수 있습니다.
PDF/A와 PDF/X의 차이점은 무엇인가요?
PDF/A는 아카이빙(보장된 재현성을 통한 장기 보존)을 위한 것입니다. PDF/X는 인쇄 제작(서로 다른 인쇄 시스템에서 문서가 올바르게 인쇄되도록 보장)을 위한 것입니다. 서로 다른 목적을 위한 서로 다른 표준이지만, 기술적으로 한 문서가 두 표준을 모두 준수할 수도 있습니다.
요약
PDF/A는 장기 문서 보관을 위한 ISO 표준입니다. 문서를 렌더링하는 데 필요한 모든 요소를 파일 자체에 포함함으로써 미래의 어떤 시점, 어떤 시스템에서도 문서가 동일하게 열리고 표시되도록 보장합니다.
대부분의 변환에는 PDF/A-2b를 권장합니다. 현대적이고 널리 지원되며, 기존 PDF/A-1b 표준이 처리하지 못하는 투명도 및 JPEG2000과 같은 기능을 처리할 수 있습니다. 최대의 하위 호환성이 필요한 경우 PDF/A-1b를 사용하고, PDF가 아닌 첨부 파일을 임베드해야 하는 경우(특히 전자 세금 계산서) PDF/A-3b를 사용하십시오.
변환 프로세스는 자동으로 이루어집니다. 도구가 폰트 임베드, 색상 프로필, JavaScript 제거 및 검증을 처리합니다. 사용자는 PDF를 업로드하고 준수 수준을 선택하기만 하면 됩니다.
변환할 준비가 되셨나요? PDFSub의 PDF to PDF/A 도구를 사용해 보세요. 문서를 업로드하고 준수 수준을 선택하면 몇 초 만에 아카이빙 준비가 완료된 파일을 얻을 수 있습니다.