PDF-ты Excel-ге қалай түрлендіруге болады: Шынымен жұмыс істейтін әдістер

PDF файлында деректеріңіз бар және оны Excel-ге енгізу қажет. Бұл қаржылық есеп, шот-фактура немесе өнім деректерінің кестесі болуы мүмкін. Мәселе мынада: PDF файлдары өңдеуге арналмаған — олар барлық жерде бірдей көрінуге арналған.

Осы деректерді өңдей алатын электрондық кестеге қалай енгізуге болатыны туралы мына жерден біліңіз.

Неліктен PDF-ты Excel-ге түрлендіру қиын?

PDF файлдары мен Excel электрондық кестелері мүлдем басқа мақсаттарға қызмет етеді. PDF визуалды макетті сақтайды — бұл негізінен цифрлық басылым. Excel есептеу және талдау үшін деректерді қатарлар мен бағандарға реттейді.

Күрделілік? PDF файлдарында HTML кестелері сияқты құрылымдық ақпарат жоқ. Бағандар мен қатарлардың қайдан басталатынын және аяқталатынын көрсететін <table>, <tr> немесе <td> тегтері жоқ. Конвертер визуалды орналасуға негізделіп болжам жасауы керек.

Осы негізгі сәйкессіздік себебінен тікелей түрлендіру жиі ретсіз нәтижелер береді: бағандар біріктіріледі, сандар мәтін ретінде пайда болады, ал пішімдеу бұзылады.

Әдіс 1: Microsoft Excel-дің кірістірілген импорты

Егер сізде Excel 2019 немесе одан кейінгі нұсқасы (Microsoft 365 қоса алғанда) болса, Power Query арқылы PDF деректерін тікелей импорттай аласыз.

Қалай жасауға болады

1. Excel-ді ашып, Деректер → Деректерді алу → Файлдан → PDF-тен таңдаңыз
2. PDF файлын таңдаңыз
3. Power Query қолжетімді кестелерді көрсетеді — қажеттісін таңдаңыз
4. Импортты тазалау үшін Деректерді түрлендіру немесе тікелей электрондық кестеңізге енгізу үшін Жүктеу батырмасын басыңыз

Артықшылықтары мен кемшіліктері

Жақсы жұмыс істейді: Таза, жақсы құрылымдалған PDF файлдары қарапайым кестелермен

Қиналады: Күрделі макеттер, біріктірілген ұяшықтар, көп беттік кестелер

Ескерту: Бұл функция Excel-дің Mac нұсқаларында қолжетімді емес.

Әдіс 2: Adobe Acrobat

Adobe Acrobat (ақылы нұсқасы, тек Reader емес) PDF файлдарын тікелей Excel пішіміне экспорттай алады.

Қалай жасауға болады

1. PDF файлын Acrobat-та ашыңыз
2. Файл → Экспорттау → Электрондық кесте → Microsoft Excel кітабы таңдаңыз
3. Сақтау орнын таңдаңыз

Adobe сонымен қатар шектеулі пайдаланумен тегін онлайн конвертерді ұсынады.

Артықшылықтары мен кемшіліктері

Жақсы жұмыс істейді: Adobe құралдарымен жасалған PDF файлдары, түпнұсқа (сканерленбеген) құжаттар

Қиналады: Сканерленген құжаттар, күрделі пішімдеу

Әдіс 3: Онлайн конвертерлер

Бірнеше тегін онлайн құралдар бағдарламалық жасақтаманы орнатуды қажет етпей PDF-ты Excel-ге түрлендіреді.

Танымал нұсқалар

Құрал	Ең жақсысы	Шектеулер
Smallpdf	Жылдам түрлендірулер	Тегін деңгейде күнделікті шектеулер
iLovePDF	Топтық өңдеу	Файл өлшемінің шектеулері
PDF2Go	Қарапайым кестелер	Күрделі макеттермен қиналуы мүмкін

Құпиялылық ескертуі

Онлайн конвертерлерді пайдаланған кезде, файлыңыз олардың серверлеріне жүктеледі. Құпия қаржылық деректер үшін офлайн әдістерді немесе браузеріңізде жергілікті түрде файлдарды өңдейтін құралдарды қарастырыңыз.

Әдіс 4: Көшіру және қою (Қолмен)

Кейде ең қарапайым әдіс жұмыс істейді — әсіресе аз мөлшердегі деректер үшін.

Қалай жасауға болады

1. PDF файлын ашып, кестені тінтуірмен таңдаңыз
2. Көшіру (Ctrl+C немесе Cmd+C)
3. Excel-ге қою (Ctrl+V немесе Cmd+V)
4. Пішімдеу мәселелерін түзету үшін Деректер → Мәтінді бағандарға пайдаланыңыз

Бұл қашан жұмыс істейді

Бұл әдіс қарапайым, бір беттік кестелер үшін ең жақсы, егер сізге тек жылдам үзінді қажет болса. Нәтижелерді тазалауға уақыт жұмсауды күтіңіз.

Жалпы мәселелер және оларды қалай шешуге болады

Сандар мәтін ретінде импортталды

Excel сандарыңызды мәтін жолдары ретінде қарастыруы мүмкін, бұл есептеулерді бұзады.

Шешу: Бағанды таңдап, Деректер → Мәтінді бағандарға барып, Аяқтау батырмасын басыңыз. Немесе түрлендіруді мәжбүрлеу үшін ұяшықтарды 1-ге көбейтіңіз.

Бағандар біріктірілді

Бірнеше бағандағы деректер бір ұяшыққа түседі.

Шешу: Деректерді бөлу үшін бөлгішті (бос орын, үтір немесе белгіленген ен) пайдаланып Мәтінді бағандарға пайдаланыңыз.

Деректер жоғалды

Кейбір мазмұн түрлендіруде пайда болмайды.

Шешу: Басқа конвертер құралын қолданып көріңіз — әрқайсысы макеттерді әртүрлі өңдейді. Сканерленген PDF файлдары үшін сізге OCR (оптикалық таңбаларды тану) мүмкіндігі қажет.

Пішімдеу жоғалды

Түстер, қаріптер және ұяшық шекаралары жоғалады.

Шешу: Көптеген конвертерлер деректерге бағытталған, визуалды пішімдеуге емес. Сіз Excel-де пішімдеуді қолмен қайта қолдануыңыз керек.

Жақсырақ түрлендіру нәтижелеріне арналған кеңестер

Мүмкіндігінше түпнұсқа PDF файлдарын пайдаланыңыз

Цифрлық түрде жасалған PDF файлдары (Word, Excel немесе есептік бағдарламалық жасақтамадан) сканерленген қағаз құжаттарға қарағанда әлдеқайда жақсы түрленеді. Егер сізде таңдау болса, цифрлық нұсқаларды сұраңыз.

OCR мүмкіндігін тексеріңіз

Егер сіздің PDF файлыңыз сканерленген сурет болса, сізге OCR бар конвертер қажет. Бұл мүмкіндікті арнайы іздеңіз — Smallpdf және Adobe Acrobat екеуі де оны ұсынады.

Әрдайым нәтижелерді тексеріңіз

Ешбір конвертер мінсіз емес. Түрлендіруден кейін:

• Қатар мен баған сандарының түпнұсқамен сәйкес келетінін тексеріңіз
• Бірнеше санды түпнұсқамен салыстырып тексеріңіз
• Біріктірілген немесе жоғалған деректерді іздеңіз

Бұл бір минутты алады және кейінірек сағаттық қиындықтарды үнемдейді.

Құжат түрін қарастырыңыз

Әртүрлі PDF түрлері әртүрлі әдістерді қажет етеді:

Құжат түрі	Ең жақсы әдіс
Банк үзінділері	Арнайы қаржылық конвертерлер
Шот-фактуралар	Adobe Acrobat немесе онлайн құралдар
Деректер есептері	Power Query (Excel кірістірілгені)
Сканерленген құжаттар	OCR мүмкіндігі бар құралдар

Түрлендіру жеткіліксіз болған кезде

Кейде ешбір конвертер деректеріңізді таза шығара алмайды. Бұл әдетте келесі жағдайларда болады:

• Күрделі макеттері бар жоғары дизайнделген құжаттар
• Бірнеше бағандағы деректерді үйлесімсіз қамтитын PDF файлдары
• Төмен сурет сапасы бар сканерленген құжаттар
• Құпия сөзбен қорғалған файлдар (алдымен қорғауды алып тастаңыз)

Бұл жағдайларда қолмен енгізу немесе сіздің нақты құжат түріңізге арналған арнайы бағдарламалық жасақтама жалғыз сенімді нұсқа болуы мүмкін.

Жиі қойылатын сұрақтар

Құпия сөзбен қорғалған PDF-ты Excel-ге түрлендіруге бола ма?

Алдымен құпия сөзді алып тастау қажет. Егер сіз құпия сөзді білсеңіз, PDF файлын Adobe Reader сияқты көру құралында ашып, қорғаусыз PDF-қа басып шығарып, содан кейін түрлендіріңіз. Егер сізде құпия сөз болмаса, құжатты жасаған адаммен хабарласыңыз.

Неліктен менің сандарым Excel-де мәтін ретінде көрсетіледі?

PDF файлдары сандар мен мәтінді ажыратпайды — олардың барлығы беттегі таңбалар. Excel бұл деректерді импорттаған кезде, ол мәтіндік пішімдеуді таңдауы мүмкін. Түрлендіру үшін Деректер → Мәтінді бағандарға пайдаланыңыз немесе 1-ге көбейтіңіз.

Қай әдіс ең дәл нәтижелер береді?

Бұл сіздің құжатыңызға байланысты. Қарапайым кестелері бар түпнұсқа PDF файлдары үшін Excel-дің Power Query жиі жақсы жұмыс істейді. Күрделі құжаттар үшін Adobe Acrobat немесе арнайы конвертерлер жақсырақ жұмыс істейді. Білудің жалғыз жолы — сіздің нақты файлынды сынап көру.

Бірнеше PDF файлын бір уақытта түрлендіруге бола ма?

Иә, бірақ әдістер әртүрлі. iLovePDF сияқты кейбір онлайн құралдар топтық түрлендіруді қолдайды. Power Query кейбір параметрлермен бірнеше файлдарды импорттай алады. Тұрақты топтық өңдеу үшін Adobe Acrobat Pro сияқты жұмыс үстелі бағдарламалық жасақтамасы ең тиімді.

PDF-ты Excel-ге түрлендіруді автоматтандырудың жолы бар ма?

Power Query қосылымдары түпнұсқа PDF жаңартылған кезде автоматты түрде жаңартылуы мүмкін. Күрделірек автоматтандыру үшін Tabula немесе Camelot сияқты кітапханалары бар Python сияқты бағдарламалау құралдары PDF файлдарын бағдарламалық түрде өңдей алады.

Қорытынды

PDF-ты Excel-ге түрлендіру әрқашан оңай емес, бірақ сізде нұсқалар бар:

• Қарапайым, жақсы құрылымдалған кестелер үшін Excel Power Query
• Түпнұсқа PDF файлдарында сенімді нәтижелер үшін Adobe Acrobat
• Жылдам, кездейсоқ қажеттіліктер үшін Онлайн конвертерлер

Аз, қарапайым үзінділер үшін Қолмен көшіру-қою

Негізгісі — әдісті сіздің құжат түріңізге сәйкестендіру — және түрлендірілген деректерге сенбес бұрын нәтижелерді әрдайым тексеру.