როგორ გადავიყვანოთ PDF Excel-ში: მეთოდები, რომლებიც ნამდვილად მუშაობს
გაიგეთ საუკეთესო გზები PDF ფაილების Excel-ის ცხრილებად გადასაქცევად მონაცემებისა და ფორმატირების შენარჩუნებით.
თქვენი მონაცემები PDF-შია „გამომწყვდეული“ და გჭირდებათ მათი Excel-ში გადატანა. შესაძლოა ეს იყოს ფინანსური ანგარიში, ინვოისი ან პროდუქტების მონაცემთა ცხრილი. პრობლემა ისაა, რომ PDF-ები არ არის შექმნილი რედაქტირებისთვის — ისინი შექმნილია იმისთვის, რომ ყველგან ერთნაირად გამოიყურებოდეს.
აქ მოცემულია ინსტრუქცია, თუ როგორ გადაიტანოთ ეს მონაცემები სამუშაო ცხრილში.
რატომ არის PDF-ის Excel-ში გადაყვანა რთული
PDF-ებსა და Excel-ის ცხრილებს სრულიად განსხვავებული დანიშნულება აქვთ. PDF ინარჩუნებს ვიზუალურ განლაგებას — ის, არსებითად, ციფრული ამონაბეჭდია. Excel კი აორგანიზებს მონაცემებს სტრიქონებსა და სვეტებში გამოთვლებისა და ანალიზისთვის.
სირთულე იმაში მდგომარეობს, რომ PDF-ები არ შეიცავს სტრუქტურულ ინფორმაციას, როგორც ამას HTML ცხრილები აკეთებენ. იქ არ არის <table>, <tr> ან <td> ტეგები, რომლებიც პროგრამას ეტყვის, სად იწყება და სად მთავრდება სტრიქონები და სვეტები. კონვერტორმა ეს ვიზუალური განლაგების მიხედვით უნდა გამოიცნოს.
ეს ფუნდამენტური შეუსაბამობაა იმის მიზეზი, რის გამოც პირდაპირი კონვერტაცია ხშირად არეულ შედეგს იძლევა: სვეტები ერთიანდება, რიცხვები ტექსტად იქცევა და ფორმატირება ირევა.
მეთოდი 1: Microsoft Excel-ის ჩაშენებული იმპორტი
თუ გაქვთ Excel 2019 ან უფრო ახალი ვერსია (მათ შორის Microsoft 365), შეგიძლიათ PDF მონაცემების იმპორტი პირდაპირ Power Query-ს გამოყენებით მოახდინოთ.
როგორ გავაკეთოთ ეს
- გახსენით Excel და გადადით Data → Get Data → From File → From PDF
- აირჩიეთ თქვენი PDF ფაილი
- Power Query აჩვენებს ხელმისაწვდომ ცხრილებს — აირჩიეთ ის, რომელიც გჭირდებათ
- დააწკაპუნეთ Transform Data-ს იმპორტირებული მონაცემების გასასუფთავებლად, ან Load-ს მათ პირდაპირ ცხრილში გადასატანად
დადებითი და უარყოფითი მხარეები
კარგად მუშაობს: სუფთა, კარგად სტრუქტურირებული PDF-ებისთვის მარტივი ცხრილებით
უჭირს: რთული განლაგება, გაერთიანებული უჯრები, მრავალგვერდიანი ცხრილები
შენიშვნა: ეს ფუნქცია არ არის ხელმისაწვდომი Excel-ის Mac ვერსიებში.
მეთოდი 2: Adobe Acrobat
Adobe Acrobat-ს (ფასიან ვერსიას და არა მხოლოდ Reader-ს) შეუძლია PDF-ების პირდაპირ Excel ფორმატში ექსპორტი.
როგორ გავაკეთოთ ეს
- გახსენით თქვენი PDF Adobe Acrobat-ში
- გადადით File → Export To → Spreadsheet → Microsoft Excel Workbook
- აირჩიეთ შენახვის ადგილი
Adobe ასევე გთავაზობთ უფასო ონლაინ კონვერტორს შეზღუდული გამოყენებით.
დადებითი და უარყოფითი მხარეები
კარგად მუშაობს: Adobe-ის ხელსაწყოებით შექმნილი PDF-ებისთვის, ორიგინალი (არა სკანირებული) დოკუმენტებისთვის
უჭირს: სკანირებული დოკუმენტები, რთული ფორმატირება
მეთოდი 3: ონლაინ კონვერტორები
არსებობს რამდენიმე უფასო ონლაინ ინსტრუმენტი, რომელიც PDF-ს Excel-ად გადააქცევს პროგრამის ინსტალაციის გარეშე.
პოპულარული ვარიანტები
| ინსტრუმენტი | საუკეთესოა | შეზღუდვები |
|---|---|---|
| Smallpdf | სწრაფი კონვერტაციისთვის | დღიური ლიმიტები უფასო ვერსიაში |
| iLovePDF | ჯგუფური დამუშავებისთვის | ფაილის ზომის ლიმიტები |
| PDF2Go | მარტივი ცხრილებისთვის | შეიძლება გაუჭირდეს რთული განლაგება |
კონფიდენციალურობა
ონლაინ კონვერტორების გამოყენებისას თქვენი ფაილი იტვირთება მათ სერვერებზე. სენსიტიური ფინანსური მონაცემებისთვის განიხილეთ ოფლაინ მეთოდები ან ისეთი ხელსაწყოები, რომლებიც ფაილებს ლოკალურად, თქვენს ბრაუზერში ამუშავებენ.
მეთოდი 4: კოპირება და ჩასმა (მექანიკური)
ზოგჯერ ყველაზე მარტივი მიდგომა ამართლებს — განსაკუთრებით მცირე რაოდენობის მონაცემებისთვის.
როგორ გავაკეთოთ ეს
- გახსენით PDF და მონიშნეთ ცხრილი მაუსით
- დააკოპირეთ (Ctrl+C ან Cmd+C)
- ჩასვით Excel-ში (Ctrl+V ან Cmd+V)
- გამოიყენეთ Data → Text to Columns ფორმატირების პრობლემების გამოსასწორებლად
როდის მუშაობს ეს
ეს მეთოდი საუკეთესოა მარტივი, ერთგვერდიანი ცხრილებისთვის, სადაც მხოლოდ სწრაფი ამონაწერი გჭირდებათ. გაითვალისწინეთ, რომ შედეგების გასუფთავებაზე დროის დახარჯვა მოგიწევთ.
გავრცელებული პრობლემები და მათი გადაჭრის გზები
რიცხვები იმპორტირებულია როგორც ტექსტი
Excel-მა შეიძლება თქვენი რიცხვები ტექსტურ სტრიქონებად აღიქვას, რაც გამოთვლებს შეუძლებელს ხდის.
გამოსავალი: მონიშნეთ სვეტი, გადადით Data → Text to Columns, დააწკაპუნეთ Finish. ან გაამრავლეთ უჯრები 1-ზე კონვერტაციისთვის.
სვეტები გაერთიანებულია
რამდენიმე სვეტის მონაცემები ერთ უჯრაში ხვდება.
გამოსავალი: გამოიყენეთ Text to Columns გამყოფით (სპეისი, მძიმე ან ფიქსირებული სიგანე) მონაცემების დასაცალკევებლად.
დაკარგული მონაცემები
ზოგიერთი შინაარსი კონვერტაციის შემდეგ აღარ ჩანს.
გამოსავალი: სცადეთ სხვა კონვერტორი — თითოეული მათგანი განლაგებას სხვადასხვანაირად ამუშავებს. სკანირებული PDF-ებისთვის გჭირდებათ OCR (სიმბოლოების ოპტიკური ამოცნობა) ფუნქცია.
ფორმატირება დაკარგულია
ფერები, ფონტები და უჯრის საზღვრები ქრება.
გამოსავალი: კონვერტორების უმეტესობა ორიენტირებულია მონაცემებზე და არა ვიზუალურ ფორმატირებაზე. ფორმატირების ხელახლა გამოყენება Excel-ში მექანიკურად მოგიწევთ.
რჩევები კონვერტაციის უკეთესი შედეგებისთვის
გამოიყენეთ ორიგინალი PDF-ები, როცა შესაძლებელია
ციფრულად შექმნილი PDF-ები (Word-იდან, Excel-იდან ან საბუღალტრო პროგრამიდან) ბევრად უკეთ კონვერტირდება, ვიდრე სკანირებული ქაღალდის დოკუმენტები. თუ გაქვთ შესაძლებლობა, მოითხოვეთ ციფრული ვერსიები.
შეამოწმეთ OCR ფუნქცია
თუ თქვენი PDF სკანირებული სურათია, გჭირდებათ კონვერტორი OCR-ით. მოძებნეთ ეს ფუნქცია სპეციალურად — Smallpdf და Adobe Acrobat ორივე გთავაზობთ მას.
ყოველთვის გადაამოწმეთ შედეგი
არცერთი კონვერტორი არ არის სრულყოფილი. კონვერტაციის შემდეგ:
- შეამოწმეთ, ემთხვევა თუ არა სტრიქონებისა და სვეტების რაოდენობა ორიგინალს
- გადაამოწმეთ რამდენიმე რიცხვი წყაროსთან შედარებით
- მოძებნეთ გაერთიანებული ან დაკარგული მონაცემები
ეს ერთ წუთს წაგართმევთ, მაგრამ მოგვიანებით საათობით მუშაობას დაგიზოგავთ.
გაითვალისწინეთ დოკუმენტის ტიპი
სხვადასხვა ტიპის PDF-ს სხვადასხვა მიდგომა სჭირდება:
| დოკუმენტის ტიპი | საუკეთესო მეთოდი |
|---|---|
| საბანკო ამონაწერები | სპეციალიზებული ფინანსური კონვერტორები |
| ინვოისები | Adobe Acrobat ან ონლაინ ინსტრუმენტები |
| მონაცემთა ანგარიშები | Power Query (Excel-ის ჩაშენებული) |
| სკანირებული დოკუმენტები | OCR-ის მქონე ინსტრუმენტები |
როცა კონვერტაცია საკმარისი არ არის
ზოგჯერ ვერცერთი კონვერტორი ვერ ახერხებს მონაცემების სუფთად ამოღებას. ეს ჩვეულებრივ ხდება მაშინ, როცა:
- დოკუმენტს აქვს ძალიან რთული დიზაინი და განლაგება
- PDF-ში მონაცემები არათანმიმდევრულად არის განაწილებული რამდენიმე სვეტში
- სკანირებულ დოკუმენტს აქვს დაბალი გამოსახულების ხარისხი
- ფაილები დაცულია პაროლით (ჯერ მოხსენით დაცვა)
ასეთ შემთხვევებში, მექანიკური შეყვანა ან თქვენი კონკრეტული ტიპის დოკუმენტისთვის შექმნილი სპეციალიზებული პროგრამული უზრუნველყოფა შეიძლება იყოს ერთადერთი საიმედო ვარიანტი.
ხშირად დასმული კითხვები
შემიძლია თუ არა პაროლით დაცული PDF-ის Excel-ში გადაყვანა?
ჯერ დაცვა უნდა მოხსნათ. თუ იცით პაროლი, გახსენით PDF ისეთ პროგრამაში, როგორიცაა Adobe Reader, დაბეჭდეთ PDF-ად დაცვის გარეშე და შემდეგ დააკონვერტირეთ. თუ პაროლი არ გაქვთ, დაუკავშირდით დოკუმენტის ავტორს.
რატომ ჩანს ჩემი რიცხვები ტექსტად Excel-ში?
PDF-ები არ ასხვავებენ რიცხვებსა და ტექსტს — ისინი უბრალოდ სიმბოლოებია გვერდზე. როდესაც Excel-ს შეაქვს ეს მონაცემები, მან შეიძლება ავტომატურად ტექსტის ფორმატი მიანიჭოს. გამოიყენეთ Data → Text to Columns ან გაამრავლეთ 1-ზე მათ გადასაყვანად.
რომელი მეთოდი იძლევა ყველაზე ზუსტ შედეგს?
ეს დამოკიდებულია თქვენს დოკუმენტზე. ორიგინალი PDF-ებისთვის მარტივი ცხრილებით, Excel-ის Power Query ხშირად კარგად მუშაობს. რთული დოკუმენტებისთვის Adobe Acrobat ან სპეციალიზებული კონვერტორები უკეთეს შედეგს იძლევა. ერთადერთი გზა გასაგებად თქვენი კონკრეტული ფაილის გამოცდაა.
შემიძლია თუ არა რამდენიმე PDF-ის ერთდროულად გადაყვანა?
დიახ, მაგრამ მეთოდები განსხვავებულია. ზოგიერთი ონლაინ ინსტრუმენტი, როგორიცაა iLovePDF, მხარს უჭერს ჯგუფურ კონვერტაციას. Power Query-საც შეუძლია რამდენიმე ფაილის იმპორტი გარკვეული კონფიგურაციის შემდეგ. რეგულარული ჯგუფური დამუშავებისთვის Adobe Acrobat Pro ყველაზე ეფექტურია.
არსებობს თუ არა PDF-ის Excel-ში კონვერტაციის ავტომატიზაციის გზა?
Power Query კავშირები შეიძლება ავტომატურად განახლდეს, როდესაც წყარო PDF განახლდება. უფრო მოწინავე ავტომატიზაციისთვის, პროგრამირების ინსტრუმენტებს, როგორიცაა Python ისეთი ბიბლიოთეკებით, როგორიცაა Tabula ან Camelot, შეუძლიათ PDF-ების პროგრამულად დამუშავება.
შეჯამება
PDF-ის Excel-ში გადაყვანა ყოველთვის მარტივი არ არის, მაგრამ თქვენ გაქვთ არჩევანი:
- Excel Power Query მარტივი, კარგად სტრუქტურირებული ცხრილებისთვის
- Adobe Acrobat საიმედო შედეგებისთვის ორიგინალ PDF-ებზე
- ონლაინ კონვერტორები სწრაფი, ერთჯერადი საჭიროებებისთვის
- მექანიკური კოპირება-ჩასმა მცირე, მარტივი ამონაწერებისთვის
მთავარია შეუსაბამოთ მეთოდი თქვენი დოკუმენტის ტიპს — და ყოველთვის გადაამოწმოთ შედეგები კონვერტირებული მონაცემების გამოყენებამდე.