Hvernig á að breyta PDF í Excel: Aðferðir sem virka

Ertu með gögn föst í PDF-skjali og þarft að fá þau yfir í Excel? Kannski er það fjárhagsskýrsla, reikningur eða tafla með vöruupplýsingum. Vandamálið? PDF-skjöl eru ekki hönnuð til klippingar — þau eru hönnuð til að líta eins út hvar sem er.

Hér er hvernig þú kemur þessum gögnum raunverulega yfir í töflureikni sem þú getur unnið með.

Af hverju er erfitt að breyta PDF í Excel?

PDF-skjöl og Excel-töflureiknar þjóna gjörólíkum tilgangi. PDF varðveitir sjónrænt útlit — það er í raun stafræn útprentun. Excel skipuleggur gögn í raðir og dálka fyrir útreikninga og greiningu.

Áskorunin? PDF-skjöl innihalda ekki upplýsingar um uppbyggingu eins og HTML-töflur gera. Það eru engin <table>, <tr> eða <td> merki sem segja hugbúnaðinum hvar raðir og dálkar byrja og enda. Breytiforritið verður að giska út frá staðsetningu á síðunni.

Þetta ósamræmi er ástæðan fyrir því að bein umbreyting skilar oft ruglingslegum niðurstöðum: dálkar sameinast, tölur enda sem texti og sniðið fer í vitleysu.

Aðferð 1: Innbyggður innflutningur í Microsoft Excel

Ef þú ert með Excel 2019 eða nýrra (þar á meðal Microsoft 365), geturðu flutt inn PDF-gögn beint með Power Query.

Hvernig á að gera það

1. Opnaðu Excel og farðu í Data → Get Data → From File → From PDF
2. Veldu PDF-skjalið þitt
3. Power Query sýnir tiltækar töflur — veldu þá sem þú þarft
4. Smelltu á Transform Data til að snyrta gögnin, eða Load til að flytja þau beint inn í töflureikninn

Kostir og gallar

Virkar vel fyrir: Hrein, vel uppsett PDF-skjöl með einföldum töflum

Á í erfiðleikum með: Flókin útlit, sameinaða reiti, töflur sem ná yfir margar síður

Athugið: Þessi eiginleiki er ekki í boði í Mac-útgáfum af Excel.

Aðferð 2: Adobe Acrobat

Adobe Acrobat (greidda útgáfan, ekki bara Reader) getur flutt PDF-skjöl beint yfir á Excel-snið.

Hvernig á að gera það

1. Opnaðu PDF-skjalið í Acrobat
2. Farðu í File → Export To → Spreadsheet → Microsoft Excel Workbook
3. Veldu hvar þú vilt vista skjalið

Adobe býður einnig upp á ókeypis breytiforrit á netinu með takmarkaðri notkun.

Kostir og gallar

Virkar vel fyrir: PDF-skjöl búin til með Adobe tólum, stafræn skjöl (ekki skönnuð)

Á í erfiðleikum með: Skönnuð skjöl, flókið snið

Aðferð 3: Breytiforrit á netinu

Nokkur ókeypis tól á netinu breyta PDF í Excel án þess að þurfa hugbúnaðaruppsetningu.

Vinsælir valkostir

Tól	Best fyrir	Takmarkanir
Smallpdf	Fljótlegar breytingar	Dagleg takmörk á ókeypis útgáfu
iLovePDF	Magnvinnslu	Takmörk á skráarstærð
PDF2Go	Einfaldar töflur	Getur átt í erfiðleikum með flókið útlit

Persónuvernd

Þegar þú notar breytiforrit á netinu er skjalið þitt hlaðið upp á netþjóna þeirra. Fyrir viðkvæm fjárhagsgögn skaltu íhuga ótengdar aðferðir eða tól sem vinna úr skrám staðbundið í vafranum þínum.

Aðferð 4: Afrita og líma (handvirkt)

Stundum virkar einfaldasta leiðin best — sérstaklega fyrir lítið magn gagna.

Hvernig á að gera það

1. Opnaðu PDF-skjalið og veldu töfluna með músinni
2. Afritaðu (Ctrl+C eða Cmd+C)
3. Límdu inn í Excel (Ctrl+V eða Cmd+V)
4. Notaðu Data → Text to Columns til að laga sniðvandamál

Hvenær þetta virkar

Þessi aðferð er best fyrir einfaldar, eins síðu töflur þar sem þú þarft aðeins fljótlegan útdrátt. Búist við að eyða tíma í að snyrta niðurstöðurnar.

Algeng vandamál og hvernig á að leysa þau

Tölur fluttar inn sem texti

Excel gæti meðhöndlað tölurnar þínar sem textastrengi, sem eyðileggur útreikninga.

Lausn: Veldu dálkinn, farðu í Data → Text to Columns, smelltu á Finish. Eða margfaldaðu reitina með 1 til að þvinga fram umbreytingu.

Dálkar sameinaðir

Gögn úr mörgum dálkum enda í einum reit.

Lausn: Notaðu Text to Columns með afmörkun (bil, kommu eða fasta breidd) til að skilja gögnin að.

Gögn vantar

Sumt efni birtist ekki eftir umbreytinguna.

Lausn: Prófaðu annað breytiforrit — hvert þeirra meðhöndlar útlit á mismunandi hátt. Fyrir skönnuð PDF-skjöl þarftu OCR (myndgreiningu) eiginleika.

Snið glatast

Litir, leturgerðir og ramma utan um reiti hverfa.

Lausn: Flest breytiforrit einbeita sér að gögnum, ekki sjónrænu sniði. Þú þarft að endursetja sniðið handvirkt í Excel.

Ráð fyrir betri niðurstöður

Notaðu stafræn PDF-skjöl þegar mögulegt er

PDF-skjöl sem búin eru til stafrænt (úr Word, Excel eða bókhaldshugbúnaði) breytast mun betur en skönnuð pappírsskjöl. Ef þú hefur val, biddu um stafrænar útgáfur.

Athugaðu OCR eiginleika

Ef PDF-skjalið þitt er skönnuð mynd þarftu breytiforrit með OCR. Leitaðu sérstaklega að þessum eiginleika — Smallpdf og Adobe Acrobat bjóða báðir upp á hann.

Staðfestu alltaf niðurstöðuna

Ekkert breytiforrit er fullkomið. Eftir umbreytingu:

• Athugaðu hvort fjöldi raða og dálka passi við upprunalega skjalið
• Berðu nokkrar tölur saman við frumritið
• Leitaðu að sameinuðum gögnum eða gögnum sem vantar

Þetta tekur eina mínútu og sparar klukkutíma af vandræðum síðar.

Íhugaðu gerð skjalsins

Mismunandi gerðir PDF-skjala krefjast mismunandi aðferða:

Gerð skjals	Besta aðferð
Bankayfirlit	Sérhæfð fjárhagsbreytiforrit
Reikningar	Adobe Acrobat eða netverkfæri
Gagnaskýrslur	Power Query (innbyggt í Excel)
Skönnuð skjöl	Tól með OCR eiginleika

Þegar umbreyting dugar ekki

Stundum getur ekkert breytiforrit náð gögnunum þínum út á hreinan hátt. Þetta gerist venjulega með:

• Skjöl með mjög flókið útlit og hönnun
• PDF-skjöl þar sem gögn spanna marga dálka á ósamkvæman hátt
• Skönnuð skjöl með léleg myndgæði
• Skrár varðar með lykilorði (fjarlægðu vörnina fyrst)

Í þessum tilfellum gæti handvirk innsláttur eða sérhæfður hugbúnaður hannaður fyrir þína tilteknu skjalagerð verið eini áreiðanlegi kosturinn.

Algengar spurningar

Get ég breytt PDF-skjali með lykilorði í Excel?

Þú þarft að fjarlægja lykilorðsvörnina fyrst. Ef þú veist lykilorðið skaltu opna PDF-skjalið í forriti eins og Adobe Reader, prenta það sem PDF án varnar og breyta því svo. Ef þú ert ekki með lykilorðið skaltu hafa samband við þann sem bjó skjalið til.

Af hverju birtast tölurnar mínar sem texti í Excel?

PDF-skjöl gera ekki greinarmun á tölum og texta — þetta eru allt bara stafir á síðu. Þegar Excel flytur inn þessi gögn gæti það sjálfgefið valið textasnið. Notaðu Data → Text to Columns eða margfaldaðu með 1 til að breyta þeim.

Paða hvaða aðferð gefur nákvæmustu niðurstöðurnar?

Það fer eftir skjalinu þínu. Fyrir stafræn PDF-skjöl með einföldum töflum virkar Power Query í Excel oft vel. Fyrir flókin skjöl hafa Adobe Acrobat eða sérhæfð breytiforrit tilhneigingu til að skila betri árangri. Eina leiðin til að vita það er að prófa skjalið þitt.

Get ég breytt mörgum PDF-skjölum í einu?

Já, en aðferðirnar eru mismunandi. Sum netverkfæri eins og iLovePDF styðja magnvinnslu. Power Query getur einnig flutt inn margar skrár með ákveðinni uppsetningu. Fyrir reglulega magnvinnslu er tölvuhugbúnaður eins og Adobe Acrobat Pro skilvirkastur.

Er hægt að sjálfvirkni PDF í Excel umbreytingu?

Power Query tengingar geta uppfært sig sjálfkrafa þegar upprunalega PDF-skjalið breytist. Fyrir lengra komna sjálfvirkni geta forritunartól eins og Python með söfnum eins og Tabula eða Camelot unnið úr PDF-skjölum með kóða.

Samantekt

Að breyta PDF í Excel er ekki alltaf einfalt, en þú hefur valmöguleika:

• Excel Power Query fyrir einfaldar, vel uppsettar töflur
• Adobe Acrobat fyrir áreiðanlegar niðurstöður úr stafrænum PDF-skjölum
• Breytiforrit á netinu fyrir fljótlegar, tilfallandi þarfir
• Handvirkt afrita-líma fyrir litla og einfalda útdrætti

Lykillinn er að velja aðferð sem hentar þinni skjalagerð — og staðfesta alltaf niðurstöðurnar áður en þú treystir á gögnin.