Ինչպես փոխակերպել PDF-ը Excel-ի. իրապես աշխատող մեթոդներ

Դուք ունեք PDF-ում «արգելափակված» տվյալներ և դրանք ձեզ անհրաժեշտ են Excel-ում: Հնարավոր է՝ դա ֆինանսական հաշվետվություն է, հաշիվ-ապրանքագիր կամ ապրանքների տվյալների աղյուսակ: Խնդի՞րը: PDF-ները նախատեսված չեն խմբագրման համար. դրանք ստեղծված են ամենուր նույն տեսքն ունենալու համար:

Ահա, թե ինչպես իրականում տեղափոխել այդ տվյալները աղյուսակ, որի հետ կարող եք աշխատել:

Ինչու է PDF-ից Excel փոխակերպումը բարդ

PDF-ները և Excel աղյուսակները ծառայում են լիովին տարբեր նպատակների: PDF-ը պահպանում է տեսողական դասավորությունը. այն, ըստ էության, թվային տպագիր տարբերակ է: Excel-ը կազմակերպում է տվյալները տողերով և սյունակներով՝ հաշվարկների և վերլուծության համար:

Մարտահրավե՞րը: PDF-ները չեն պարունակում կառուցվածքային տեղեկատվություն, ինչպես HTML աղյուսակները: Չկան <table>, <tr> կամ <td> թեգեր, որոնք ծրագրին կհուշեն, թե որտեղ են սկսվում և ավարտվում տողերն ու սյունակները: Փոխակերպիչը պետք է կռահի՝ հիմնվելով տեսողական դիրքի վրա:

Այս հիմնարար անհամապատասխանությունն է պատճառը, որ ուղղակի փոխակերպումը հաճախ անփույթ արդյունքներ է տալիս. սյունակները միաձուլվում են, թվերը վերածվում են տեքստի, իսկ ձևաչափը խառնվում է:

Մեթոդ 1. Microsoft Excel-ի ներկառուցված ներմուծման գործիքը

Եթե ունեք Excel 2019 կամ ավելի նոր տարբերակ (ներառյալ Microsoft 365-ը), կարող եք ներմուծել PDF տվյալները անմիջապես՝ օգտագործելով Power Query-ն:

Ինչպես անել դա

1. Բացեք Excel-ը և գնացեք Data → Get Data → From File → From PDF
2. Ընտրեք ձեր PDF ֆայլը
3. Power Query-ն կցուցադրի հասանելի աղյուսակները. ընտրեք այն մեկը, որն անհրաժեշտ է ձեզ
4. Սեղմեք Transform Data՝ ներմուծումը մաքրելու համար, կամ Load՝ այն անմիջապես ձեր աղյուսակ բերելու համար

Առավելություններն ու թերությունները

Լավ է աշխատում՝ պարզ աղյուսակներով մաքուր, լավ կառուցվածք ունեցող PDF-ների համար

Դժվարանում է՝ բարդ դասավորությունների, միաձուլված բջիջների, բազմաէջ աղյուսակների դեպքում

Նշում. Այս ֆունկցիան հասանելի չէ Excel-ի Mac տարբերակներում:

Մեթոդ 2. Adobe Acrobat

Adobe Acrobat-ը (վճարովի տարբերակը, ոչ միայն Reader-ը) կարող է արտահանել PDF-ները անմիջապես Excel ձևաչափով:

Ինչպես անել դա

1. Բացեք ձեր PDF-ը Acrobat-ում
2. Գնացեք File → Export To → Spreadsheet → Microsoft Excel Workbook
3. Ընտրեք պահպանման վայրը

Adobe-ն առաջարկում է նաև անվճար առցանց փոխակերպիչ՝ սահմանափակ օգտագործմամբ:

Առավելություններն ու թերությունները

Լավ է աշխատում՝ Adobe գործիքներով ստեղծված PDF-ների, բնօրինակ (ոչ սկանավորված) փաստաթղթերի համար

Դժվարանում է՝ սկանավորված փաստաթղթերի, բարդ ձևաչափման դեպքում

Մեթոդ 3. Առցանց փոխակերպիչներ

Մի քանի անվճար առցանց գործիքներ փոխակերպում են PDF-ը Excel-ի՝ առանց ծրագրային ապահովման տեղադրման անհրաժեշտության:

Հանրաճանաչ տարբերակներ

Գործիք	Լավագույնն է	Սահմանափակումներ
Smallpdf	Արագ փոխակերպումներ	Օրական սահմանափակումներ անվճար տարբերակում
iLovePDF	Խմբաքանակով մշակում	Ֆայլի չափի սահմանափակումներ
PDF2Go	Պարզ աղյուսակներ	Կարող է դժվարանալ բարդ դասավորությունների դեպքում

Գաղտնիության նկատառումներ

Առցանց փոխակերպիչներ օգտագործելիս ձեր ֆայլը վերբեռնվում է նրանց սերվերներ: Զգայուն ֆինանսական տվյալների համար դիտարկեք օֆլայն մեթոդները կամ այն գործիքները, որոնք մշակում են ֆայլերը տեղում՝ ձեր բրաուզերում:

Մեթոդ 4. Պատճենել և տեղադրել (ձեռքով)

Երբեմն ամենապարզ մոտեցումն է աշխատում, հատկապես փոքր քանակությամբ տվյալների համար:

Ինչպես անել դա

1. Բացեք PDF-ը և մկնիկով ընտրեք աղյուսակը
2. Պատճենեք (Ctrl+C կամ Cmd+C)
3. Տեղադրեք Excel-ում (Ctrl+V կամ Cmd+V)
4. Օգտագործեք Data → Text to Columns՝ ձևաչափման խնդիրները շտկելու համար

Երբ է սա աշխատում

Այս մեթոդը լավագույնն է պարզ, միաէջ աղյուսակների համար, որտեղ ձեզ միայն արագ քաղվածք է պետք: Պատրաստ եղեք ժամանակ ծախսել արդյունքները մաքրելու վրա:

Տարածված խնդիրներ և դրանց լուծման եղանակները

Թվերը ներմուծվում են որպես տեքստ

Excel-ը կարող է ձեր թվերը դիտարկել որպես տեքստային տողեր, ինչը խաթարում է հաշվարկները:

Լուծում. Ընտրեք սյունակը, գնացեք Data → Text to Columns, սեղմեք Finish: Կամ բազմապատկեք բջիջները 1-ով՝ փոխակերպումը պարտադրելու համար:

Սյունակները միաձուլված են

Բազմաթիվ սյունակների տվյալները հայտնվում են մեկ բջջում:

Լուծում. Օգտագործեք Text to Columns՝ բաժանարարով (բացատ, ստորակետ կամ ֆիքսված լայնություն) տվյալները տարանջատելու համար:

Բացակայող տվյալներ

Որոշ բովանդակություն չի հայտնվում փոխակերպման մեջ:

Լուծում. Փորձեք այլ փոխակերպման գործիք. յուրաքանչյուրը տարբեր կերպ է մշակում դասավորությունները: Սկանավորված PDF-ների համար ձեզ անհրաժեշտ է OCR (նիշերի օպտիկական ճանաչում) հնարավորություն:

Ձևաչափումը կորել է

Գույները, տառատեսակները և բջիջների եզրագծերը անհետանում են:

Լուծում. Փոխակերպիչների մեծ մասը կենտրոնանում է տվյալների, այլ ոչ թե տեսողական ձևաչափման վրա: Դուք ստիպված կլինեք ձեռքով նորից կիրառել ձևաչափումը Excel-ում:

Խորհուրդներ փոխակերպման ավելի լավ արդյունքների համար

Հնարավորության դեպքում օգտագործեք բնօրինակ PDF-ներ

Թվային եղանակով ստեղծված PDF-ները (Word-ից, Excel-ից կամ հաշվապահական ծրագրերից) շատ ավելի լավ են փոխակերպվում, քան սկանավորված թղթային փաստաթղթերը: Եթե հնարավորություն ունեք, պահանջեք թվային տարբերակները:

Ստուգեք OCR հնարավորությունը

Եթե ձեր PDF-ը սկանավորված պատկեր է, ձեզ անհրաժեշտ է OCR-ով փոխակերպիչ: Փնտրեք հենց այս ֆունկցիան. Smallpdf և Adobe Acrobat երկուսն էլ առաջարկում են այն:

Միշտ ստուգեք արդյունքը

Ոչ մի փոխակերպիչ կատարյալ չէ: Փոխակերպումից հետո.

• Ստուգեք, որ տողերի և սյունակների քանակը համապատասխանի բնօրինակին
• Ստուգեք մի քանի թվեր՝ համեմատելով աղբյուրի հետ
• Փնտրեք միաձուլված կամ բացակայող տվյալներ

Սա տևում է մեկ րոպե և հետագայում խնայում է ժամեր՝ խնդիրների լուծման համար:

Հաշվի առեք փաստաթղթի տեսակը

Փաստաթղթերի տարբեր տեսակներ պահանջում են տարբեր մոտեցումներ.

Փաստաթղթի տեսակը	Լավագույն մեթոդը
Բանկային քաղվածքներ	Մասնագիտացված ֆինանսական փոխակերպիչներ
Հաշիվ-ապրանքագրեր	Adobe Acrobat կամ առցանց գործիքներ
Տվյալների հաշվետվություններ	Power Query (Excel-ի ներկառուցված)
Սկանավորված փաստաթղթեր	OCR հնարավորությամբ գործիքներ

Երբ փոխակերպումը բավարար չէ

Երբեմն ոչ մի փոխակերպիչ չի կարողանում մաքուր կերպով հանել ձեր տվյալները: Սա սովորաբար տեղի է ունենում հետևյալ դեպքերում.

• Բարդ դասավորությամբ և դիզայնով փաստաթղթեր
• PDF-ներ, որտեղ տվյալները անհամաչափորեն տարածվում են մի քանի սյունակների վրա
• Պատկերի վատ որակով սկանավորված փաստաթղթեր
• Գաղտնաբառով պաշտպանված ֆայլեր (նախ հեռացրեք պաշտպանությունը)

Այս դեպքերում ձեռքով մուտքագրումը կամ ձեր փաստաթղթի կոնկրետ տեսակի համար նախատեսված մասնագիտացված ծրագրակազմը կարող է լինել միակ հուսալի տարբերակը:

Հաճախ տրվող հարցեր

Կարո՞ղ եմ փոխակերպել գաղտնաբառով պաշտպանված PDF-ը Excel-ի:

Նախ պետք է հեռացնեք գաղտնաբառի պաշտպանությունը: Եթե գիտեք գաղտնաբառը, բացեք PDF-ը Adobe Reader-ի նման դիտարկիչով, տպեք որպես PDF առանց պաշտպանության, ապա փոխակերպեք: Եթե չունեք գաղտնաբառը, կապվեք փաստաթուղթը ստեղծողի հետ:

Ինչու՞ են իմ թվերը Excel-ում երևում որպես տեքստ:

PDF-ները չեն տարբերակում թվերը և տեքստը. դրանք պարզապես նիշեր են էջի վրա: Երբ Excel-ը ներմուծում է այս տվյալները, այն կարող է լռելյայն օգտագործել տեքստային ձևաչափը: Փոխակերպելու համար օգտագործեք Data → Text to Columns կամ բազմապատկեք 1-ով:

Ո՞ր մեթոդն է տալիս ամենաճշգրիտ արդյունքները:

Դա կախված է ձեր փաստաթղթից: Պարզ աղյուսակներով բնօրինակ PDF-ների համար Excel-ի Power Query-ն հաճախ լավ է աշխատում: Բարդ փաստաթղթերի համար Adobe Acrobat-ը կամ մասնագիտացված փոխակերպիչները սովորաբար ավելի լավ են գործում: Միակ ճանապարհը ձեր կոնկրետ ֆայլը փորձելն է:

Կարո՞ղ եմ միաժամանակ փոխակերպել մի քանի PDF:

Այո, բայց մեթոդները տարբեր են: Որոշ առցանց գործիքներ, ինչպիսին է iLovePDF-ը, աջակցում են խմբաքանակով փոխակերպումը: Power Query-ն նույնպես կարող է ներմուծել մի քանի ֆայլ՝ որոշակի կարգավորումներից հետո: Կանոնավոր խմբաքանակային մշակման համար Adobe Acrobat Pro-ի նման աշխատասեղանի ծրագրերն ամենաարդյունավետն են:

Կա՞ արդյոք PDF-ից Excel փոխակերպումը ավտոմատացնելու միջոց:

Power Query կապերը կարող են ավտոմատ թարմացվել, երբ աղբյուր PDF-ը թարմացվում է: Ավելի առաջադեմ ավտոմատացման համար ծրագրավորման գործիքները, ինչպիսին է Python-ը՝ Tabula կամ Camelot գրադարաններով, կարող են մշակել PDF-ները ծրագրային եղանակով:

Ամփոփում

PDF-ից Excel փոխակերպումը միշտ չէ, որ հեշտ է, բայց դուք ունեք տարբերակներ.

• Excel Power Query՝ պարզ, լավ կառուցվածք ունեցող աղյուսակների համար
• Adobe Acrobat՝ բնօրինակ PDF-ների վրա հուսալի արդյունքների համար
• Առցանց փոխակերպիչներ՝ արագ, պատահական կարիքների համար
• Ձեռքով պատճենում-տեղադրում՝ փոքր, պարզ քաղվածքների համար

Գաղտնիքը ձեր մեթոդը փաստաթղթի տեսակին համապատասխանեցնելն է և միշտ ստուգել արդյունքները՝ նախքան փոխակերպված տվյալների վրա հիմնվելը: