PDF ને Excel માં કેવી રીતે કન્વર્ટ કરવું: ખરેખર કામ કરતી પદ્ધતિઓ

તમારી પાસે PDF માં ડેટા ફસાયેલો છે અને તમારે તેને Excel માં જોઈએ છે. કદાચ તે નાણાકીય અહેવાલ, ઇન્વોઇસ અથવા ઉત્પાદન ડેટાનું ટેબલ છે. સમસ્યા? PDF સંપાદન માટે ડિઝાઇન કરાયેલ નથી—તે દરેક જગ્યાએ સમાન દેખાવા માટે ડિઝાઇન કરાયેલ છે.

તમે તે ડેટાને સ્પ્રેડશીટમાં કેવી રીતે મેળવી શકો છો તે અહીં છે જેની સાથે તમે કામ કરી શકો છો.

PDF થી Excel કન્વર્ઝન શા માટે મુશ્કેલ છે

PDF અને Excel સ્પ્રેડશીટ્સ સંપૂર્ણપણે અલગ હેતુઓ પૂરા પાડે છે. PDF દ્રશ્ય લેઆઉટ જાળવી રાખે છે—તે આવશ્યકપણે ડિજિટલ પ્રિન્ટઆઉટ છે. Excel ગણતરી અને વિશ્લેષણ માટે ડેટાને પંક્તિઓ અને કૉલમમાં ગોઠવે છે.

પડકાર? PDF માં HTML કોષ્ટકોની જેમ માળખાકીય માહિતી હોતી નથી. ત્યાં કોઈ <table>, <tr>, અથવા <td> ટૅગ્સ નથી જે સોફ્ટવેરને કહે છે કે પંક્તિઓ અને કૉલમ ક્યાં શરૂ થાય છે અને સમાપ્ત થાય છે. કન્વર્ટરને દ્રશ્ય સ્થિતિના આધારે અનુમાન લગાવવું પડે છે.

આ મૂળભૂત મેળ ન ખાવાથી સીધું કન્વર્ઝન ઘણીવાર અવ્યવસ્થિત પરિણામો આપે છે: કૉલમ મર્જ થઈ જાય છે, નંબરો ટેક્સ્ટ તરીકે સમાપ્ત થાય છે, અને ફોર્મેટિંગ ખોરવાઈ જાય છે.

પદ્ધતિ 1: Microsoft Excel નું બિલ્ટ-ઇન ઇમ્પોર્ટ

જો તમારી પાસે Excel 2019 અથવા પછીનું વર્ઝન (Microsoft 365 સહિત) હોય, તો તમે Power Query નો ઉપયોગ કરીને PDF ડેટા સીધો ઇમ્પોર્ટ કરી શકો છો.

તે કેવી રીતે કરવું

1. Excel ખોલો અને Data → Get Data → From File → From PDF પર જાઓ
2. તમારી PDF ફાઇલ પસંદ કરો
3. Power Query ઉપલબ્ધ કોષ્ટકો દર્શાવે છે—તમારે જે જોઈએ તે પસંદ કરો
4. ઇમ્પોર્ટને સાફ કરવા માટે Transform Data પર ક્લિક કરો, અથવા તેને સીધું તમારી સ્પ્રેડશીટમાં લાવવા માટે Load પર ક્લિક કરો

ફાયદા અને ગેરફાયદા

આના માટે સારું કામ કરે છે: સરળ કોષ્ટકો સાથે સ્વચ્છ, સારી રીતે સંરચિત PDF

આના માટે સંઘર્ષ કરે છે: જટિલ લેઆઉટ, મર્જ કરેલા સેલ, બહુ-પૃષ્ઠ કોષ્ટકો

નોંધ: આ સુવિધા Mac વર્ઝન Excel પર ઉપલબ્ધ નથી.

પદ્ધતિ 2: Adobe Acrobat

Adobe Acrobat (પેઇડ વર્ઝન, ફક્ત રીડર નહીં) PDF ને સીધા Excel ફોર્મેટમાં નિકાસ કરી શકે છે.

તે કેવી રીતે કરવું

1. Acrobat માં તમારી PDF ખોલો
2. File → Export To → Spreadsheet → Microsoft Excel Workbook પર જાઓ
3. તમારું સેવ લોકેશન પસંદ કરો

Adobe મર્યાદિત ઉપયોગ સાથે મફત ઓનલાઇન કન્વર્ટર પણ પ્રદાન કરે છે.

ફાયદા અને ગેરફાયદા

આના માટે સારું કામ કરે છે: Adobe ટૂલ્સ સાથે બનાવેલ PDF, મૂળ (સ્કેન કરેલા નહીં) દસ્તાવેજો

આના માટે સંઘર્ષ કરે છે: સ્કેન કરેલા દસ્તાવેજો, જટિલ ફોર્મેટિંગ

પદ્ધતિ 3: ઓનલાઇન કન્વર્ટર

ઘણા મફત ઓનલાઇન ટૂલ્સ સોફ્ટવેર ઇન્સ્ટોલેશનની જરૂર વગર PDF ને Excel માં કન્વર્ટ કરે છે.

લોકપ્રિય વિકલ્પો

ટૂલ	શ્રેષ્ઠ	મર્યાદાઓ
Smallpdf	ઝડપી કન્વર્ઝન	મફત ટાયરમાં દૈનિક મર્યાદાઓ
iLovePDF	બેચ પ્રોસેસિંગ	ફાઇલ કદ મર્યાદાઓ
PDF2Go	સરળ કોષ્ટકો	જટિલ લેઆઉટ સાથે સંઘર્ષ કરી શકે છે

ગોપનીયતા વિચારણા

ઓનલાઇન કન્વર્ટરનો ઉપયોગ કરતી વખતે, તમારી ફાઇલ તેમના સર્વર પર અપલોડ થાય છે. સંવેદનશીલ નાણાકીય ડેટા માટે, ઑફલાઇન પદ્ધતિઓ અથવા તમારા બ્રાઉઝરમાં સ્થાનિક રીતે ફાઇલો પર પ્રક્રિયા કરતા ટૂલ્સનો વિચાર કરો.

પદ્ધતિ 4: કોપી અને પેસ્ટ (મેન્યુઅલ)

કેટલીકવાર સૌથી સરળ અભિગમ કામ કરે છે—ખાસ કરીને ડેટાની નાની માત્રા માટે.

તે કેવી રીતે કરવું

1. PDF ખોલો અને તમારા માઉસ વડે ટેબલ પસંદ કરો
2. કોપી કરો (Ctrl+C અથવા Cmd+C)
3. Excel માં પેસ્ટ કરો (Ctrl+V અથવા Cmd+V)
4. ફોર્મેટિંગ સમસ્યાઓને ઠીક કરવા માટે Data → Text to Columns નો ઉપયોગ કરો

આ ક્યારે કામ કરે છે

આ પદ્ધતિ સરળ, સિંગલ-પેજ કોષ્ટકો માટે શ્રેષ્ઠ છે જ્યાં તમને ફક્ત ઝડપી નિષ્કર્ષની જરૂર હોય છે. પરિણામોને સાફ કરવામાં સમય પસાર કરવાની અપેક્ષા રાખો.

સામાન્ય સમસ્યાઓ અને તેને કેવી રીતે ઠીક કરવી

નંબરો ટેક્સ્ટ તરીકે ઇમ્પોર્ટ થયા

Excel તમારા નંબરોને ટેક્સ્ટ સ્ટ્રિંગ તરીકે ગણી શકે છે, જે ગણતરીઓને તોડી નાખે છે.

ફિક્સ: કૉલમ પસંદ કરો, Data → Text to Columns પર જાઓ, Finish પર ક્લિક કરો. અથવા કન્વર્ઝનને દબાણ કરવા માટે સેલને 1 વડે ગુણાકાર કરો.

કૉલમ એકસાથે મર્જ થઈ ગયા

બહુવિધ કૉલમમાંથી ડેટા એક જ સેલમાં સમાપ્ત થાય છે.

ફિક્સ: ડેટાને અલગ કરવા માટે ડિલિમિટર (સ્પેસ, અલ્પવિરામ, અથવા નિશ્ચિત પહોળાઈ) સાથે Text to Columns નો ઉપયોગ કરો.

ડેટા ગુમ છે

કેટલીક સામગ્રી કન્વર્ઝનમાં દેખાતી નથી.

ફિક્સ: અલગ કન્વર્ટર ટૂલનો પ્રયાસ કરો—દરેક લેઆઉટને અલગ રીતે હેન્ડલ કરે છે. સ્કેન કરેલા PDF માટે, તમને OCR (ઓપ્ટિકલ કેરેક્ટર રેકગ્નિશન) ક્ષમતાની જરૂર છે.

ફોર્મેટિંગ ગુમ થયું

રંગો, ફોન્ટ્સ અને સેલ બોર્ડર અદૃશ્ય થઈ જાય છે.

ફિક્સ: મોટાભાગના કન્વર્ટર ડેટા પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરે છે, દ્રશ્ય ફોર્મેટિંગ પર નહીં. તમારે Excel માં મેન્યુઅલી ફોર્મેટિંગ ફરીથી લાગુ કરવાની જરૂર પડશે.

વધુ સારા કન્વર્ઝન પરિણામો માટે ટિપ્સ

શક્ય હોય ત્યારે મૂળ PDF નો ઉપયોગ કરો

ડિજિટલી બનાવેલ PDF (Word, Excel, અથવા એકાઉન્ટિંગ સોફ્ટવેરથી) સ્કેન કરેલા કાગળના દસ્તાવેજો કરતાં વધુ સારી રીતે કન્વર્ટ થાય છે. જો તમારી પાસે વિકલ્પ હોય, તો ડિજિટલ સંસ્કરણોની વિનંતી કરો.

OCR ક્ષમતા માટે તપાસો

જો તમારી PDF સ્કેન કરેલી છબી હોય, તો તમને OCR સાથે કન્વર્ટરની જરૂર છે. આ સુવિધા ખાસ કરીને શોધો—Smallpdf અને Adobe Acrobat બંને તેને પ્રદાન કરે છે.

હંમેશા આઉટપુટ ચકાસો

કોઈપણ કન્વર્ટર સંપૂર્ણ નથી. કન્વર્ઝન પછી:

• તપાસો કે પંક્તિ અને કૉલમની સંખ્યા મૂળ સાથે મેળ ખાય છે
• સ્ત્રોત સામે થોડા નંબરો ચકાસો
• મર્જ થયેલ અથવા ગુમ થયેલ ડેટા શોધો

આમાં એક મિનિટ લાગે છે અને પછીથી કલાકોની મુશ્કેલીનિવારણ બચાવે છે.

દસ્તાવેજ પ્રકારનો વિચાર કરો

વિવિધ પ્રકારના PDF ને અલગ અલગ અભિગમની જરૂર પડે છે:

દસ્તાવેજ પ્રકાર	શ્રેષ્ઠ પદ્ધતિ
બેંક સ્ટેટમેન્ટ	વિશિષ્ટ નાણાકીય કન્વર્ટર
ઇન્વોઇસ	Adobe Acrobat અથવા ઓનલાઇન ટૂલ્સ
ડેટા રિપોર્ટ્સ	Power Query (Excel બિલ્ટ-ઇન)
સ્કેન કરેલા દસ્તાવેજો	OCR-સક્ષમ ટૂલ્સ

જ્યારે કન્વર્ઝન પૂરતું ન હોય

કેટલીકવાર કોઈ કન્વર્ટર તમારા ડેટાને સ્વચ્છ રીતે કાઢી શકતું નથી. આ સામાન્ય રીતે આના સાથે થાય છે:

• જટિલ લેઆઉટ સાથે અત્યંત ડિઝાઇન કરેલા દસ્તાવેજો
• અસંગત રીતે બહુવિધ કૉલમમાં ફેલાયેલ ડેટા સાથેના PDF
• નબળી છબી ગુણવત્તાવાળા સ્કેન કરેલા દસ્તાવેજો

આ કિસ્સાઓમાં, મેન્યુઅલ એન્ટ્રી અથવા તમારા વિશિષ્ટ દસ્તાવેજ પ્રકાર માટે ડિઝાઇન કરાયેલ વિશિષ્ટ સોફ્ટવેર એકમાત્ર વિશ્વસનીય વિકલ્પ હોઈ શકે છે.

વારંવાર પૂછાતા પ્રશ્નો

શું હું પાસવર્ડ-સુરક્ષિત PDF ને Excel માં કન્વર્ટ કરી શકું?

તમારે પહેલા પાસવર્ડ સુરક્ષા દૂર કરવાની જરૂર પડશે. જો તમને પાસવર્ડ ખબર હોય, તો Adobe Reader જેવા વ્યૂઅરમાં PDF ખોલો, સુરક્ષા વિના PDF પર પ્રિન્ટ કરો, પછી કન્વર્ટ કરો. જો તમારી પાસે પાસવર્ડ ન હોય, તો દસ્તાવેજ બનાવનારનો સંપર્ક કરો.

મારા નંબરો Excel માં ટેક્સ્ટ તરીકે કેમ દેખાય છે?

PDF નંબરો અને ટેક્સ્ટ વચ્ચે તફાવત કરતી નથી—તે બધા ફક્ત પૃષ્ઠ પરના અક્ષરો છે. જ્યારે Excel આ ડેટા ઇમ્પોર્ટ કરે છે, ત્યારે તે ડિફોલ્ટ રૂપે ટેક્સ્ટ ફોર્મેટિંગ કરી શકે છે. કન્વર્ટ કરવા માટે Data → Text to Columns નો ઉપયોગ કરો અથવા 1 વડે ગુણાકાર કરો.

કઈ પદ્ધતિ સૌથી સચોટ પરિણામો આપે છે?

તે તમારા દસ્તાવેજ પર આધાર રાખે છે. સરળ કોષ્ટકો સાથે મૂળ PDF માટે, Excel નું Power Query ઘણીવાર સારું કામ કરે છે. જટિલ દસ્તાવેજો માટે, Adobe Acrobat અથવા વિશિષ્ટ કન્વર્ટર વધુ સારું પ્રદર્શન કરે છે. જાણવાનો એકમાત્ર રસ્તો એ છે કે તમારી વિશિષ્ટ ફાઇલનો પ્રયાસ કરવો.

શું હું એકસાથે બહુવિધ PDF કન્વર્ટ કરી શકું?

હા, પરંતુ પદ્ધતિઓ અલગ અલગ હોય છે. iLovePDF જેવા કેટલાક ઓનલાઇન ટૂલ્સ બેચ કન્વર્ઝનને સપોર્ટ કરે છે. Power Query પણ થોડી સેટઅપ સાથે બહુવિધ ફાઇલો ઇમ્પોર્ટ કરી શકે છે. નિયમિત બેચ પ્રોસેસિંગ માટે, Adobe Acrobat Pro જેવા ડેસ્કટોપ સોફ્ટવેર સૌથી કાર્યક્ષમ છે.

શું PDF થી Excel કન્વર્ઝનને સ્વચાલિત કરવાની કોઈ રીત છે?

Power Query કનેક્શન્સ સ્રોત PDF અપડેટ થાય ત્યારે આપમેળે રિફ્રેશ થઈ શકે છે. વધુ અદ્યતન ઓટોમેશન માટે, Tabula અથવા Camelot જેવી લાઇબ્રેરીઓ સાથે Python જેવા પ્રોગ્રામિંગ ટૂલ્સ PDF ને પ્રોગ્રામેટિકલી પ્રોસેસ કરી શકે છે.

સારાંશ

PDF ને Excel માં કન્વર્ટ કરવું હંમેશા સીધું નથી હોતું, પરંતુ તમારી પાસે વિકલ્પો છે:

• સરળ, સારી રીતે સંરચિત કોષ્ટકો માટે Excel Power Query
• મૂળ PDF પર વિશ્વસનીય પરિણામો માટે Adobe Acrobat
• ઝડપી, પ્રસંગોપાત જરૂરિયાતો માટે ઓનલાઇન કન્વર્ટર
• નાના, સરળ નિષ્કર્ષ માટે મેન્યુઅલ કોપી-પેસ્ટ

મુખ્ય બાબત એ છે કે તમારી પદ્ધતિને તમારા દસ્તાવેજ પ્રકાર સાથે મેચ કરવી—અને રૂપાંતરિત ડેટા પર આધાર રાખતા પહેલા હંમેશા પરિણામો ચકાસવા.