কিভাবে PDF কে Excel এ রূপান্তর করবেন: কার্যক্ষম পদ্ধতিসমূহ
আপনার ডেটা এবং বিন্যাস অক্ষুণ্ণ রেখে PDF ফাইলকে Excel স্প্রেডশীটে রূপান্তর করার সেরা উপায়গুলি জানুন।
আপনার ডেটা একটি PDF-এ আটকা পড়েছে এবং আপনার এটি Excel-এ প্রয়োজন। এটি একটি আর্থিক প্রতিবেদন, একটি চালান, বা পণ্যের ডেটার একটি সারণী হতে পারে। সমস্যা? PDF সম্পাদনার জন্য ডিজাইন করা হয়নি—এগুলি সর্বত্র একই রকম দেখানোর জন্য ডিজাইন করা হয়েছে।
আপনি সেই ডেটা একটি স্প্রেডশীটে কিভাবে পাবেন যা নিয়ে আপনি কাজ করতে পারেন তা এখানে দেওয়া হলো।
কেন PDF থেকে Excel রূপান্তর কঠিন
PDF এবং Excel স্প্রেডশীট সম্পূর্ণ ভিন্ন উদ্দেশ্য সাধন করে। একটি PDF ভিজ্যুয়াল লেআউট সংরক্ষণ করে—এটি মূলত একটি ডিজিটাল প্রিন্টআউট। Excel গণনা এবং বিশ্লেষণের জন্য ডেটাকে সারি এবং কলামে সংগঠিত করে।
চ্যালেঞ্জ? HTML টেবিলের মতো কাঠামোগত তথ্য PDF-এ থাকে না। কোন <table>, <tr>, বা <td> ট্যাগ নেই যা সফ্টওয়্যারকে বলে যে সারি এবং কলাম কোথায় শুরু এবং শেষ হয়। কনভার্টারকে ভিজ্যুয়াল অবস্থানের উপর ভিত্তি করে অনুমান করতে হয়।
এই মৌলিক অমিলের কারণেই সরাসরি রূপান্তর প্রায়শই বিশৃঙ্খল ফলাফল দেয়: কলামগুলি একত্রিত হয়ে যায়, সংখ্যাগুলি টেক্সট হিসাবে শেষ হয় এবং বিন্যাস এলোমেলো হয়ে যায়।
পদ্ধতি ১: Microsoft Excel-এর বিল্ট-ইন ইম্পোর্ট
আপনার যদি Excel 2019 বা তার পরের সংস্করণ (Microsoft 365 সহ) থাকে, তবে আপনি Power Query ব্যবহার করে সরাসরি PDF ডেটা ইম্পোর্ট করতে পারেন।
কিভাবে করবেন
- Excel খুলুন এবং Data → Get Data → From File → From PDF এ যান।
- আপনার PDF ফাইলটি নির্বাচন করুন।
- Power Query উপলব্ধ টেবিলগুলি প্রদর্শন করবে—আপনার প্রয়োজনীয়টি বেছে নিন।
- ইম্পোর্টটি পরিষ্কার করতে Transform Data ক্লিক করুন, অথবা সরাসরি আপনার স্প্রেডশীটে আনতে Load ক্লিক করুন।
সুবিধা এবং অসুবিধা
এটির জন্য ভাল কাজ করে: পরিষ্কার, সুগঠিত PDF যা সাধারণ টেবিল ধারণ করে।
এটির সাথে লড়াই করে: জটিল লেআউট, একত্রিত সেল, বহু-পৃষ্ঠার টেবিল।
দ্রষ্টব্য: এই বৈশিষ্ট্যটি Excel-এর Mac সংস্করণে উপলব্ধ নয়।
পদ্ধতি ২: Adobe Acrobat
Adobe Acrobat (শুধু Reader নয়, পেইড সংস্করণ) সরাসরি PDF গুলিকে Excel ফর্ম্যাটে এক্সপোর্ট করতে পারে।
কিভাবে করবেন
- Acrobat-এ আপনার PDF খুলুন।
- File → Export To → Spreadsheet → Microsoft Excel Workbook এ যান।
- আপনার সেভ করার স্থান নির্বাচন করুন।
Adobe সীমিত ব্যবহারের সাথে একটি বিনামূল্যে অনলাইন কনভার্টার ও সরবরাহ করে।
সুবিধা এবং অসুবিধা
এটির জন্য ভাল কাজ করে: Adobe টুলস দিয়ে তৈরি PDF, নেটিভ (স্ক্যান করা নয়) নথি।
এটির সাথে লড়াই করে: স্ক্যান করা নথি, জটিল বিন্যাস।
পদ্ধতি ৩: অনলাইন কনভার্টার
বেশ কয়েকটি বিনামূল্যের অনলাইন টুল সফ্টওয়্যার ইনস্টল না করেই PDF কে Excel এ রূপান্তর করে।
জনপ্রিয় বিকল্পসমূহ
| টুল | সেরা | সীমাবদ্ধতা |
|---|---|---|
| Smallpdf | দ্রুত রূপান্তর | বিনামূল্যের স্তরে দৈনিক সীমা |
| iLovePDF | ব্যাচ প্রসেসিং | ফাইলের আকারের সীমা |
| PDF2Go | সাধারণ টেবিল | জটিল লেআউটে সমস্যা হতে পারে |
গোপনীয়তার বিবেচনা
অনলাইন কনভার্টার ব্যবহার করার সময়, আপনার ফাইল তাদের সার্ভারে আপলোড করা হয়। সংবেদনশীল আর্থিক ডেটার জন্য, অফলাইন পদ্ধতি বা আপনার ব্রাউজারে স্থানীয়ভাবে ফাইল প্রক্রিয়া করে এমন সরঞ্জামগুলি বিবেচনা করুন।
পদ্ধতি ৪: কপি এবং পেস্ট (ম্যানুয়াল)
কখনও কখনও সবচেয়ে সহজ পদ্ধতি কাজ করে—বিশেষ করে অল্প পরিমাণে ডেটার জন্য।
কিভাবে করবেন
- PDF খুলুন এবং আপনার মাউস দিয়ে টেবিলটি নির্বাচন করুন।
- কপি করুন (Ctrl+C বা Cmd+C)।
- Excel এ পেস্ট করুন (Ctrl+V বা Cmd+V)।
- বিন্যাস সমস্যা সমাধানের জন্য Data → Text to Columns ব্যবহার করুন।
কখন এটি কাজ করে
এই পদ্ধতিটি সাধারণ, একক-পৃষ্ঠার টেবিলের জন্য সেরা যেখানে আপনার কেবল একটি দ্রুত এক্সট্র্যাক্ট প্রয়োজন। ফলাফল পরিষ্কার করতে সময় ব্যয় করার আশা করুন।
সাধারণ সমস্যা এবং সেগুলি সমাধানের উপায়
সংখ্যাগুলি টেক্সট হিসাবে ইম্পোর্ট করা
Excel আপনার সংখ্যাগুলিকে টেক্সট স্ট্রিং হিসাবে বিবেচনা করতে পারে, যা গণনাকে ব্যাহত করে।
সমাধান: কলামটি নির্বাচন করুন, Data → Text to Columns এ যান, Finish ক্লিক করুন। অথবা রূপান্তর জোরদার করতে সেলগুলিকে 1 দিয়ে গুণ করুন।
কলামগুলি একসাথে একত্রিত হয়ে যাওয়া
একাধিক কলামের ডেটা একটি একক সেলে শেষ হয়।
সমাধান: ডেটা আলাদা করতে একটি ডিলিমিটার (স্পেস, কমা, বা নির্দিষ্ট প্রস্থ) সহ Text to Columns ব্যবহার করুন।
ডেটা অনুপস্থিত থাকা
কিছু বিষয়বস্তু রূপান্তরে প্রদর্শিত হয় না।
সমাধান: একটি ভিন্ন কনভার্টার টুল চেষ্টা করুন—প্রতিটি লেআউট ভিন্নভাবে পরিচালনা করে। স্ক্যান করা PDF-এর জন্য, আপনার OCR (অপটিক্যাল ক্যারেক্টার রিকগনিশন) ক্ষমতা প্রয়োজন।
বিন্যাস হারিয়ে যাওয়া
রঙ, ফন্ট এবং সেল বর্ডার অদৃশ্য হয়ে যায়।
সমাধান: বেশিরভাগ কনভার্টার ডেটার উপর ফোকাস করে, ভিজ্যুয়াল বিন্যাসের উপর নয়। আপনাকে Excel-এ ম্যানুয়ালি বিন্যাস পুনরায় প্রয়োগ করতে হবে।
ভাল রূপান্তর ফলাফলের জন্য টিপস
সম্ভব হলে নেটিভ PDF ব্যবহার করুন
ডিজিটালি তৈরি PDF (Word, Excel, বা অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার থেকে) স্ক্যান করা কাগজের নথির চেয়ে অনেক ভাল রূপান্তর হয়। আপনার যদি বিকল্প থাকে তবে ডিজিটাল সংস্করণগুলির জন্য অনুরোধ করুন।
OCR ক্ষমতা পরীক্ষা করুন
আপনার PDF যদি একটি স্ক্যান করা চিত্র হয়, তবে আপনার OCR সহ একটি কনভার্টার প্রয়োজন। বিশেষভাবে এই বৈশিষ্ট্যটি সন্ধান করুন—Smallpdf এবং Adobe Acrobat উভয়ই এটি সরবরাহ করে।
সর্বদা আউটপুট যাচাই করুন
কোনও কনভার্টার নিখুঁত নয়। রূপান্তরের পরে:
- মূল নথির সাথে সারি এবং কলামের সংখ্যা মেলে কিনা তা পরীক্ষা করুন।
- উৎসের সাথে কয়েকটি সংখ্যা যাচাই করুন।
- একত্রিত বা অনুপস্থিত ডেটা সন্ধান করুন।
এটি এক মিনিট সময় নেয় এবং পরে ঘন্টাখানেকের সমস্যা সমাধান বাঁচায়।
নথির ধরণ বিবেচনা করুন
বিভিন্ন ধরণের PDF-এর জন্য বিভিন্ন পদ্ধতির প্রয়োজন:
| নথির ধরণ | সেরা পদ্ধতি |
|---|---|
| ব্যাংক স্টেটমেন্ট | বিশেষায়িত আর্থিক কনভার্টার |
| চালান | Adobe Acrobat বা অনলাইন টুল |
| ডেটা রিপোর্ট | Power Query (Excel বিল্ট-ইন) |
| স্ক্যান করা নথি | OCR-সক্ষম টুল |
যখন রূপান্তর যথেষ্ট নয়
কখনও কখনও কোনও কনভার্টার আপনার ডেটা পরিষ্কারভাবে এক্সট্র্যাক্ট করতে পারে না। এটি সাধারণত ঘটে:
- জটিল লেআউট সহ অত্যন্ত ডিজাইন করা নথি।
- অসামঞ্জস্যপূর্ণভাবে একাধিক কলাম জুড়ে ডেটা সহ PDF।
- দুর্বল চিত্র মানের সাথে স্ক্যান করা নথি।
- পাসওয়ার্ড-সুরক্ষিত ফাইল (প্রথমে সুরক্ষা সরান)।
এই ক্ষেত্রে, ম্যানুয়াল এন্ট্রি বা আপনার নির্দিষ্ট নথির ধরণের জন্য ডিজাইন করা বিশেষ সফ্টওয়্যারই একমাত্র নির্ভরযোগ্য বিকল্প হতে পারে।
প্রায়শই জিজ্ঞাসিত প্রশ্নাবলী
আমি কি একটি পাসওয়ার্ড-সুরক্ষিত PDF কে Excel এ রূপান্তর করতে পারি?
আপনাকে প্রথমে পাসওয়ার্ড সুরক্ষা সরাতে হবে। আপনি যদি পাসওয়ার্ড জানেন তবে Adobe Reader এর মতো একটি ভিউয়ারে PDF খুলুন, সুরক্ষা ছাড়াই PDF এ প্রিন্ট করুন, তারপর রূপান্তর করুন। আপনার যদি পাসওয়ার্ড না থাকে তবে নথিটি তৈরি করেছেন তার সাথে যোগাযোগ করুন।
আমার সংখ্যাগুলি Excel এ টেক্সট হিসাবে কেন দেখাচ্ছে?
PDF সংখ্যা এবং টেক্সটের মধ্যে পার্থক্য করে না—তারা কেবল পৃষ্ঠার অক্ষর। যখন Excel এই ডেটা ইম্পোর্ট করে, তখন এটি ডিফল্টভাবে টেক্সট বিন্যাস হিসাবে বিবেচনা করতে পারে। রূপান্তর করতে Data → Text to Columns ব্যবহার করুন বা 1 দিয়ে গুণ করুন।
কোন পদ্ধতি সবচেয়ে নির্ভুল ফলাফল দেয়?
এটি আপনার নথির উপর নির্ভর করে। সাধারণ টেবিল সহ নেটিভ PDF-এর জন্য, Excel-এর Power Query প্রায়শই ভাল কাজ করে। জটিল নথির জন্য, Adobe Acrobat বা বিশেষায়িত কনভার্টারগুলি ভাল পারফর্ম করে। আপনার নির্দিষ্ট ফাইলটি চেষ্টা করাই একমাত্র উপায়।
আমি কি একসাথে একাধিক PDF রূপান্তর করতে পারি?
হ্যাঁ, তবে পদ্ধতিগুলি ভিন্ন। iLovePDF এর মতো কিছু অনলাইন টুল ব্যাচ রূপান্তর সমর্থন করে। Power Query কিছু সেটআপ সহ একাধিক ফাইল ইম্পোর্ট করতে পারে। নিয়মিত ব্যাচ প্রসেসিংয়ের জন্য, Adobe Acrobat Pro এর মতো ডেস্কটপ সফ্টওয়্যার সবচেয়ে কার্যকর।
PDF থেকে Excel রূপান্তর স্বয়ংক্রিয় করার কি কোনও উপায় আছে?
Power Query সংযোগগুলি উৎস PDF আপডেট হলে স্বয়ংক্রিয়ভাবে রিফ্রেশ হতে পারে। আরও উন্নত অটোমেশনের জন্য, Tabula বা Camelot এর মতো লাইব্রেরি সহ Python এর মতো প্রোগ্রামিং টুলগুলি প্রোগ্রাম্যাটিকভাবে PDF প্রক্রিয়া করতে পারে।
সারসংক্ষেপ
PDF কে Excel এ রূপান্তর করা সবসময় সহজ নয়, তবে আপনার কাছে বিকল্প রয়েছে:
- সাধারণ, সুগঠিত টেবিলের জন্য Excel Power Query।
- নেটিভ PDF-এ নির্ভরযোগ্য ফলাফলের জন্য Adobe Acrobat।
- দ্রুত, মাঝে মাঝে প্রয়োজনের জন্য অনলাইন কনভার্টার।
- ছোট, সাধারণ এক্সট্র্যাক্টের জন্য ম্যানুয়াল কপি-পেস্ট।
মূল বিষয় হল আপনার পদ্ধতিকে আপনার নথির ধরণের সাথে মেলানো—এবং রূপান্তরিত ডেটার উপর নির্ভর করার আগে সর্বদা ফলাফল যাচাই করা।